新档案法背景下高职院校档案信息化建设 路径分析

2020年6月20日最新修订通过的《中华人民共和国档案法》正式发布，新档案法增加了“档案 信息化建设”专章，因此，高职院校开展档案信息化建设是落实国家政策、实现可持续发展的必然举 措，具有重要意义。在档案工作的开展过程中，档案信息的收集与利用是其重要的基础性内容，也是 实现档案资源共享的前提条件。但是，由于我国的档案信息化建设还处于初级阶段，在实际的发展中 存在着许多问题，因此，需要对当前的档案信息化建设进行深入的研究，并提出有效的解决对策，从 而促进高职院校档案信息化建设的进一步完善。 

档案信息化是指利用现代信息技术，对档案信息 进行数字化处理，以实现对档案资源的共享、 交换和检索，从而提高档案的使用价值。随着社会的发 展与进步，高职院校的档案工作也在不断改革与创新。 由于传统的纸质材料存在着很多的弊端，因此需要对当 前的档案信息化现状做出分析，并提出有效的方案来解 决这些弊端，促进档案信息化建设的进一步完善。

相关概念与理论基础 

信息化是指以信息网络技术为基础，信息技术为手 段，将人类社会带入一个崭新的时代——数字化、信息 化时代。在这个过程中，人与物的关系更为紧密，人与 物的联系更加密切，而物的属性则是人的本性和心理需 求。在档案信息化发展过程中，档案信息化是一种全新 的管理模式，其主要特点就是将计算机技术与传统的纸 质档案进行有效融合与利用，通过对电子文件的收集、 整理、存储等工作，实现信息的共享和交换，为用户提 供更加便利的服务；同时，也可以促进相关的工作人员 能够更好地完成自己的职责任务，提高自身的专业水 平，从而推动整个档案的信息化建设。 

随着科学技术的发展，以及人们对物质生活要求的 不断提高，传统档案管理模式已经不能满足现代的档案 管理需求，需要对档案的收集、整理和保管等方面进行 创新，从而实现档案资源共享。在新时期，我国各级政府、 企事业单位及高校都高度重视并积极开展“互联网+”的实 践活动，并取得了一定的成效，但由于受经济条件的制 约，也出现了一些问题，比如:利用率低，效率低，缺乏 科学的规划；缺少专业人才，无法适应现代化的档案管理 工作等。这些问题也严重阻碍着高职院校的信息化建设。

高职院校档案信息化建设的必要性 

随着社会的不断发展，信息化技术在人们的生活中 扮演着越来越重要的角色，档案工作的内容和形式都发 生了巨大变化，档案信息的采集、存储和利用等都需要 借助计算机来实现，因此，对档案信息化的建设提出了 更高的要求。由于现代化的档案管理模式已经形成，所 以对传统的纸质化文件进行整理、分类和保存是必不可 少的步骤，这就使得高职院校的档案管理工作变得更为 复杂，同时也给档案信息化建设带来新的挑战。目前上 课方式发生改变，部分课程采用线上教学，迫切要求高 职院校加快档案信息化建设。  

总而言之，高职院校档案信息化建设在当前具有非 常广阔的发展前景，但是目前的情况却不容乐观。在实 际的操作过程中，存在许多问题与不足，比如:缺乏专业 的技术人员以及管理人员，这些因素都会影响高职院校 档案信息化建设的水平，从而导致其无法适应现代的数 字化环境。

高职院校档案信息化建设现状及存在的问题分析

我国高职院校档案信息化建设的基本状况

目前，我国高职院校档案信息化建设的发展还处于初级阶段，档案管理工作以纸质档案为主，档案的收集 整理主要依靠人工方式进行，数字化水平滞后，档案信 息资源的开发利用较低，在很大程度上影响了高职院校 的档案管理工作。随着社会的不断进步，高职院校的档 案工作也要与时俱进，传统纸质文件的保存已经不能满 足现在的需求，需按照新档案法的要求，依托信息化的 时代背景，对档案管理工作进行革新，以适应现代化的 要求和趋势。

由于计算机技术的普及和应用，信息技术存储的电 子文件与传统的纸质文件相比，不仅能够避免档案被损 坏腐蚀，而且能够丰富存储形式，增大存储量，提高档 案的安全性。目前，很多高职院校将重点放在了教育教 学及科研工作上，缺乏对档案管理信息化建设的重视， 在档案信息化建设的过程中投入资金较少，档案管理人 员的信息化专业知识及技术水平有限，不能熟练运用数 字化设备进行档案管理，在实际的操作过程中存在着很 多的问题与漏洞，导致档案管理信息化建设进程缓慢。

高职院校档案信息化建设存在的问题

我国档案信息化建设起步较晚，在档案信息化建设 方面处于探索阶段，在档案信息化的应用上存在很多的 不足和问题，主要表现在以下几个层面:第一，档案信息 资源开发利用率低。随着社会的发展和科技的进步以及 计算机技术的不断提升，人们对于档案的利用已经不再 是单纯地查看纸质文件，而是通过网络来实现对资料的 查询、检索、管理等功能。但是缺乏对数字化资料的有 效保护，导致大量的电子数据被泄露，造成了巨大的经 济损失。第二，档案信息的保密性差。目前大多数高职 院校的档案馆都建立在传统的纸质环境下，不能充分发 挥出其应有的作用与价值，因此无法满足现代社会的需 求。第三，档案信息的安全性较差。档案信息资源的开 发利用不够完善，很多档案资料都是在纸质载体上进行 记录，而在互联网技术快速发展的今天，无法实现对这 些数据的有效存储和保存，这就使许多文件的价值不能 被充分发挥出来，这也是造成大量的档案流失和浪费的 重要原因。第四，档案信息化建设的硬件设施不完善。 在高职院校的档案信息化建设中，档案信息资源的开发 与利用是一项系统工程，需要大量的人力、物力和财 力，而目前我国的高职院校的档案信息化设施还比较落 后，无法满足对档案收集与管理的需求[2]。 

新档案法对高职院校档案信息化建设的策略 

加强档案信息化建设 

要想实现档案信息化，就需要建立一个完善的档案 信息管理系统，这也是信息化时代的必然要求。因此， 在进行档案信息化建设的过程中，必须要加强对档案信 息系统的开发与应用。可以通过以下几方面来完成:第 一，对现有的档案管理软件系统加以利用，并将其与其 他的计算机网络技术相结合，从而提高工作效率。第 二，对原有的档案资料数据库进行改造，使之更加符合 现代化的发展需求，具有更多功能。第三，将传统的纸 质文件电子化处理方式，改为数字化的操作，这样不仅 能够有效提升数据的准确性和可靠性，还能为今后的档 案管理工作提供更多的便利。第四，对于一些重要的文 书材料，也应该采用先进的手段来保存，保证其完整 性，以便日后查找和使用。第五，在建设好的信息化环 境下，还应注重对相关工作人员素质的培养以及专业的 培训，以促进整个行业整体水平的不断进步。

构建档案信息化队伍

高职院校档案信息化建设需要大量的人才作为支 撑，因此要建立一支高素质的档案信息化队伍满足档案 建设的需要，推动我国档案信息化建设的进程。 

高校应该加强对档案管理人员的信息化建设培训， 使他们具备较高的信息化建设水平，在档案管理工作中 熟练地运用计算机网络技术，提高自身的综合实力。对 现有的工作人员进行定期的考核评估，确保档案管理人 员的能力与岗位要求相匹配，并根据情况不断地调整和 完善。可以通过引进一些具有信息化方面的专业人才， 充实到档案建设队伍中，为高职院校的发展提供强有力 的人力资源保障。高校应该坚持走出去的原则，向档案 信息化建设程度高的院校学习，为高职院校档案信息化 建设奠定坚实基础。

加强对档案管理人员职业素养的提升。一是加强政 治能力建设，高度牢记政治站位，坚定为党管档的信 念、为国守史的操守、为民服务的情怀，锤炼档案人员 忠诚、干净、担当的政治品格，着力提高政治判断力、 政治领悟力、政治执行力，树立终身学习理念。二是具 备较高的业务能力，了解国家的政策法规，熟悉档案业 务的操作流程，熟悉档案材料的分类、整理、保管等工 作，并且具有较强的信息检索和处理的能力。三是需要 对相关的资料进行收集，并将这些数据录入系统之中， 为日后的查询提供便利。四是积极主动地参与到学院的 各项活动中，及时了解学院发生的各项大事和活动，为 收集第一手资料做准备。五是争取领导重视，完善高 职院校档案管理人员培训制度。学院领导应该重视对员 工的培训与教育，使他们能更好地学习到新的知识与经 验，从而帮助其提升综合素质。六是可以通过建立奖励 机制，在年度考核、职称晋升等方面给予适当政策，提高档案管理人员的工作积极性，进而激发出其更多的潜 能以及创新思维，推动档案整体工作及信息化建设水平 的提升。 

提升档案信息化能力

档案信息化建设是一个非常复杂的过程，需要不断 改进，这就要求高职院校在档案信息的收集和整理工作 中，要有一定的专业性，这样才能够更好地促进高职院 校的发展与进步。 

进行档案资料的搜集和处理时，要做到科学、合 理，并且还要具备较高的技术水平，这就对档案工作者 的综合素质提出了更高的标准与挑战。为了确保高职院 校的档案信息化建设质量达到预期的目标，就要加强对 相关技术人员以及管理人员的培训力度，提高他们的管 理能力，从而为实现这一目标奠定坚实基础。可以通过 建立健全网络平台，来提升数据的传输速度，进而保证 档案信息的及时性。加大高职院档案管理信息化建设的 资金投入，引进先进的软硬件设施，适应快速发展的信 息时代，提升自身的档案信息化能力，满足高职院校事 业发展需要及现代化的社会需求。

完善档案信息化体系 

为了能够更好地促进档案信息化的建设工作，需要 对档案信息进行有效的构建和完善，这就要求在档案信 息体系的构建过程中，必须要充分利用先进的信息技术 以及网络技术，将信息化的优势发挥到最大，不断对档 案的内容、格式等做出相应的改变和创新，从而使其具有 一定的时代性，这样才能保证档案的有效性与完整性。

通过建立健全数据库，实现对数据的共享性，并以 此来提高档案的管理效率，进而为用户提供更加优质的 服务；还应该加强对数字化的建设力度，因为计算机的 发展已经成为当前社会的主流趋势。因此，要想使得高 职院校档案信息化建设水平得到进一步的提升，就应当 大力推动电子信息的建设进程，只有如此才能够让高职 院校档案的信息化建设有一个良好的开端；同时，也要注 重对相关法律法规的制定与实施，确保其能够切实落实到 实际的应用当中，并保障其最终能够顺利地开展下去。

加强档案的资源配置

加强档案资源的配置工作，是实现档案信息化的基 础性工程，在进行档案资源的配置时，要根据实际情况 进行合理的分配与利用。

对现有的档案库房的数量以及种类等方面做出相应 的调整与优化，保证档案库的质量；对已经存在的档案 信息及时更新，以确保信息化建设能够满足当前的发展 需求；将原有的资料和文件分类整理，提高其使用的效 率和准确性。通过网络技术的应用来完成资源的有效整 合，从而达到提升管理水平、降低成本的目的；在收集 整理档案资料时，需要充分考虑相关的专业知识，比如 说如何将纸质的材料转化成电子数据，这也是一项非常 重要的内容。还应当建立完善的数据库系统，以便为后 续的查询提供便利，这样才能更好地促进高职院校的档 案信息化建设。 

加大档案信息化宣传 

在高校档案信息化建设中，加强档案管理及档案信 息化宣传，可以面向师生员工举办档案知识讲座、主题 征文、演讲比赛等，介绍档案知识和档案工作的价值意 义，扩大档案知名度及关注度。转变档案工作模式、思 维理念，让社会公众充分认识到开展档案工作的重要 性；建立健全网络平台，通过互联网进行资源共享，实现 信息快速传递，为广大的高职院校提供良好的发展环境。 

借助现代信息技术的优势来完善档案信息化的管理 体系，以达到高效的信息服务。在新的档案法背景下， 高职院校的档案部门应该积极探索新的信息化技术，将 其应用到自身的发展中来，不断地提升自己的专业水 平，从而促进高职院校整体实力的增强和进步。同时， 还要加强对相关档案工作人员的培训，让他们能够运用 信息化技术，把档案知识融入学生思政课程，让学生感 受档案文化、校史文化的魅力，从内心深处培养学生爱 国、爱校情怀，为学生的学习创造更好的条件与氛围。

文章主要针对如何更好地将新档案法的相关理论和 实践运用到高职院校的档案管理中，为今后的高职院校 数字化建设提供参考。通过对新时期下不断变化的社会 经济以及现代信息技术的应用现状进行分析，探讨出目 前高职院校的档案信息系统的特点及功能，并结合现如 今的信息化技术，总结出一些可行的方法和途径，为未 来的高等职业教育改革与发展做铺垫。 

参考文献

[1]张琴.高职院校财务档案精细化管理探索[J].文化产 业,2021(34):64-66.

[2]钱艳.校园数字化文化背景下职业院校档案管理模式 探析[J].文化产业,2021(32):152-154.

[3]郭燕.新时期高职院校财务档案管理信息化建设探析 [J].行政事业资产与财务,2021(20):101-102. 

[4]张红.高校档案管理信息化建设探究[J].城建档 案,2021(01):40-41.