新时代档案管理制度与模式的创新路径探讨

时间：2022-11-23     作者：于 静 王洪民  德州市公路事业发展中心【原创】

新时代档案管理制度与模式的创新路径探索正是当前档案管理工作的重点与难点问题。现阐述新时代档案管理创新的必要性，结合当前档案管理制度与模式中存在的各类问题，以问题为导向，深入分析探讨档案管理如何适应新时代发展需求。从完善档案管理制度、加强档案管理安全性、提高档案人员管理水平等多个角度提出新的管理策略，以期为档案管理工作提供基础性支持和保障。

现如今，我国经济、科技、文化水平不断提升，信息技术的快速发展给档案管理带来诸多改变。档案管理作为记录和保存重要信息的工作，在新时代背景下面临着新的挑战。科学技术给人们的生活带来了诸多改变，使人们的工作学习变得更加高效、便捷，让人们足不出户就能获得最新资讯。档案管理是一项非常专业且复杂的工作，需要工作人员对档案信息进行收集、鉴定、整理和保存[1]。另外，档案工作人员还要结合时代背景以及企业的发展变化，不断进行档案信息的更新，以保障档案的参考性和准确性。档案不仅是对重要信息的记录，还是部分事物发展的见证，其重要作用不言而喻。在新时代背景下，档案管理制度与模式面临新的挑战。只有正视这些现实问题，改变传统观念，将线下管理与线上管理相结合，利用新技术改革管理工作，优化创新管理制度，不断提升管理人员的综合素养，才能真正提高档案管理工作效率，推动该行业向规范化、科学化方向发展。

新时代档案管理创新的必要性

所谓“档案”，是指人们在从事、参与各项社会活动时直接或间接形成的各种信息，是具有保存价值的原始记录。档案的本质属性是记录性，而这个属性也使档案具有一定的参考价值。现如今，随着时代的发展和社会的变化，人们对档案的认识不断加深，档案的载体和形式也变得更加多样。因此，在新时代背景下，开展档案管理工作不仅需要对重要的资料进行储存、分析和整理，还需要注重对档案价值的挖掘。传统档案管理往往依靠人力。如今，在信息化、大数据、数字化等背景下，档案管理也迎来新的机遇，工作人员不必大费周章地寻找相关信息，通过单位的内部网络，就可以直接搜索到各种有用的信息，从而进一步提高工作效率，保障档案的全面性。首先，新时代档案管理创新能够进一步提高管理效率。档案管理是一项非常专业且复杂的工作，它所涉及的内容信息量巨大，除了收集信息外，还需要对信息进行分类、整理、甄别。工作人员需要筛选出有用的信息，及时去除无用的信息，而此过程需要消耗较大的精力。如果其中某一环节出现失误，就会给后续工作带来不便。其次，创新档案管理制度与模式有助于对资源进行有效分配，从而进一步提升工作效率，在缓解工作人员压力的同时进一步提升其管理质量[2]。最后，档案管理创新能够为相关决策、规划方案提供数据支持，也能为企业发展奠定扎实的基础。新时代要想做好档案管理工作，就一定要注重转变管理观念，勇敢探索和尝试新的档案管理方法，以便更加真实全面地反映档案实况，这对促进行业的长远发展有着积极作用。

新时代档案管理制度与模式创新面临的问题

对档案管理认识不足

档案管理经过多年发展，无论是在管理观念还是管理水平上都取得了一定进步。但值得注意的是，在实际管理中，仍有部分单位欠缺对档案管理的重视，这就导致在档案实际管理中难以贯彻落实各项政策和举措，档案作用难以得到发挥。同时，很多管理人员无论是在思想意识上还是在行动举措上都过于保守，认为档案只是信息资料，在整理与保管上没有投入太多时间和精力，没有真正认识到档案管理的重要作用，导致档案管理过于“粗糙”。档案管理人员缺乏档案管理意识，使得档案难以真正发挥作用，进而导致档案管理无论是在制度还是模式上都难以得到创新。

档案利用率不高

新时代要想对档案管理制度与模式进行创新，就需要正视当前档案管理存在的问题。就目前而言，很多单位未能真正发挥出档案的作用，导致档案利用率不高，档案管理工作往往只是停留在原始的信息收集整理状态中，档案当中的各种信息、数据资源也未能真正发挥作用[3]。如果企业的规划与决策难以获得数据信息的支持，就会影响企业的长远发展，还会对档案管理产生制约作用。

档案管理模式单一

在新时代背景下，人们的思想观念更加先进，档案能发挥的作用也越来越显著。不过目前很多单位所使用的档案管理制度与模式仍是传统管理方式，这种档案管理方式的特点就是注重隐私性，将档案作为重要文件进行独立管理。这种档案管理方式将档案封闭在独立的部门内，使档案无法流通，不利于信息利用和相关资料查阅，导致相关部门无法利用档案资源做出相应的决策，从而制约了档案管理的创新与发展。

档案管理信息化程度较低

随着互联网技术的快速发展，现如今档案管理的信息化程度越来越高。但是就目前而言，很多企业单位的档案管理信息化水平仍较低，没有合理利用信息技术，将其与管理相结合，建立资源共享平台。现如今，档案管理工作迎来新的挑战，要想真正提高工作效率，就要创新管理模式，加强信息化建设。档案管理涉及的内容众多，资料较为复杂，所以在开展管理工作时，如果仅依靠人力，消耗的时间成本将非常大，而建设信息化平台能够进一步减少工作量，同时有利于提高工作效率[4]。在新时代，档案管理的载体发生了诸多变化，以往常用的是纸质档案，而现在数据档案所占的比重越来越大，所以，在档案管理过程中逐渐实现无纸化办公，不仅能减少资源浪费，还能使档案管理更加高效便捷。同理，新时代档案管理如果缺少信息化技术的加持，管理难度必定会增加。

档案管理人员的专业能力不足

档案管理涉及的资料信息众多，所以有着较高的应用价值，能够为单位、企业的发展提供信息支持，发挥指导作用。在档案管理制度与模式的创新过程中，管理人员具有重要作用。但就目前而言，档案管理人员普遍存在专业能力不足、综合素养不高的问题。在实际管理过程中，档案管理人员自身缺少信息技能与安全意识，无法满足信息化档案管理要求，导致档案资料在整理与存储上存在问题；同时，档案管理人员在档案管理中缺少相应的管控意识，使得很多政策要求无法有效贯彻落实。而今档案管理的数字化建设对管理人员提出了较高的要求，如果管理人员仍不能改变管理观念，积极学习新技术与新方法，那么将难以在未来的发展过程当中满足职业岗位需求，甚至会对档案管理造成不利影响。

新时代档案管理制度与模式的创新路径分析

提升档案管理意识

档案在企业经营管理中发挥着重要作用。新时代要想进一步提升档案管理水平，创新档案管理制度，就需要进一步加强工作人员的档案管理意识，通过优化创新观念，提升宣传效果，不断提高企业人员对档案管理的重视程度，使其真正树立起档案意识。在档案管理过程中，需要将档案管理工作的责任落实到位，以便真正提高工作效率，保障档案信息的准确性。针对档案管理过程中存在的各种问题，需要结合实际发展情况，制定完善的策略与制度，更新档案管理信息，使数据资料更加充实、科学。档案管理人员应当深入研究档案管理方法，以便在实际工作中提高管理效果[5]。同时，要提高档案管理组织能力，加强档案管理监督，提高档案管理工作人员的责任意识，使其对自身岗位职责形成正确的认识。除此之外，还要进一步提高对档案管理效果的关注度，并且予以实质性的指导建设，结合建设目标，提升工作人员管理能力。

创新档案管理工作机制

企业的发展与建设离不开档案管理的支持，而档案管理工作水平是衡量企业综合管理水平的重要标志。针对当前档案管理工作中存在的诸多问题，需要进一步优化创新档案管理工作机制，将档案管理工作纳入整体发展规划当中。制度的建立需要结合企业实际发展情况，以便用全面细化的制度内容为档案管理工作的开展提供方法指导。值得注意的是，档案管理制度的建设要具有持续性，要能够结合企业的业务拓展与规模扩大不断转变，在实际管理当中加强对信息技术的利用。工作制度作为工作开展的依据，必然需要在客观条件和管理对象变化的前提下同步进行变化建设。现如今，档案管理的作用不断得到彰显，要想创新档案管理制度，还需要积极展开统一管理，改变档案管理模式，配备专门领导分管档案工作，制定相应的档案管理方法[6]。关于档案机构的设置，要形成集档案、资料、信息、统计为一体的档案信息中心，以此来发挥其中枢调度职能。在实际工作中，需要积极探索档案管理在企业发展决策中的重要作用，这样不仅能提高决策的科学性，还有利于企业的长远发展。例如，在岗位人员聘用和职务调整的过程中，可以将档案信息中的各种资料、数据作为评价的参考依据，以此来保障人才选拔的公平性与客观性，同时真正提升档案管理工作的价值。

加强档案信息化建设

现如今，要想进一步创新档案管理制度与模式，还需要加强档案管理标准化、规范化建设。信息时代背景下，计算机技术广泛应用于各行各业，各种管理软件层出不穷，这就使得档案文件格式变得更加多样化。在实际工作中，要想加强对电子档案的高效管理，就一定要加强对相关标准、规范的研究，及时总结工作经验，学习先进经验，并结合企业发展实际情况，积极探索档案信息化管理要求，通过更新管理方法和手段，使档案管理工作向着规范化、标准化方向发展，以期提供更好的档案服务。首先，应积极建立起基于网络共享的档案管理服务平台，通过利用信息技术，实现对资源的整合与优化，并在管理服务平台上及时对档案信息进行整理和筛查，将档案的作用真正发挥出来。其次，需要建立符合新时代发展要求的档案管理社会化服务机制，通过“线上+线下”的服务模式，满足使用者的不同需求。最后，还应该变被动服务为主动服务[7]。积极推进对档案服务需求的研究，利用档案资源提供更精准的服务；真正发挥档案管理软件的优势，提供更多个性化的服务，从而真正推动档案管理向着科学化、规范化方向发展。

提升档案管理人员的综合素养

在当前的档案管理工作中，普遍存在档案管理人员专业能力不足、综合素养不高的问题。所以，在新时代档案制度与模式的创新过程中，更应注重提升档案管理人员的能力与素养。企业应该为档案管理人员提供更广阔的平台，同时进一步加大培训力度，邀请行业内经验丰富的从业人员为其提供指导，以提升其专业能力。通过专业培训，使其树立正确的工作态度和观念。除此之外，企业还应积极引进专业档案管理人才，以提升整个管理队伍的专业性，通过配备专业人才，使档案管理更好地服务于企业。现如今，随着时代的快速发展，数字化、信息化、智能化技术与档案管理工作的融合越来越深，所以档案管理人员在新时代背景下要注重提升自身的信息意识和能力，结合当前档案管理存在的问题，秉持严谨负责的工作态度，处理好各个细节问题，避免出现工作纰漏。同时，档案管理人员可以利用业余时间在公司提供的培训平台上进行学习，不断提升自身的知识水平和实操能力，学习更多信息知识，利用计算机展开对数据的挖掘与统计工作，为企业发展、经营决策提供有力的信息支持。除此之外，档案管理人员还应该具备服务意识，端正工作态度，以期为进一步提升档案管理水平，推动行业健康发展提供助力。

档案作为重要信息、文件的记录，见证了企业的发展与变化。在新时代，档案管理工作的作用逐渐彰显。要想进一步提升档案管理水平，就需要不断优化创新档案管理制度与模式。当前，档案管理普遍存在管理方法单一、档案利用率不高、信息化建设落后的问题。针对这些难题，应该进一步提升档案管理人员的档案管理意识，创新档案管理工作机制，加强档案信息化建设，提升档案管理人员的综合素养。只有这样，才能从根本上解决问题，推动档案管理朝着科学化与规范化方向发展。

参考文献

[1]董学培.新时代人事档案管理制度与模式的创新路径探讨[J].现代经济管理,2021,2(02):96.

[2]邢兆花.新时代人事档案管理制度与模式的创新探索[J].数字通信世界,2019(09):282.

[3]雷莉.新时期企业档案管理工作创新路径探讨[J].办公室业务,2019(19):99+103.

[4]贺娟.新时期事业单位人事档案管理创新路径探讨[J].文化创新比较研究,2018,2(23):160-161.

[5]王文强.新时期档案工作的创新、担当、发展——从“收、管、存、用”探索档案工作的转型发展[J].机电兵船档案,2019(05):38-41.

[6]王晓良.浅谈新时代档案管理工作创新的方向与路径[J].经济师,2021(06):254-255.

[7]宋宏伟.浅谈新时代档案管理工作创新的方向与路径[J].爱情婚姻家庭:教育观察,2021(09):290-291.