做好档案数字化编研工作更应树立“把关人”意识

时间：2022-11-23     作者：苗 苗  河南中医药大学【原创】

信息是档案的本质属性，这一属性决定了档案信息存在易失真、易泄密等风险。因此，在推进档案数字化的进程中做好编研工作，更需要树立“把关人”意识，提高编研工作对信息的开发利用，推动产出更多优秀成果，更好地服务党和人民。

 近年来，随着互联网浪潮席卷而来，新时代档案工作也面临着新形势、新任务、新挑战，加强电子档案管理系统建设，构建档案信息资源共享服务平台，加快推进档案信息化转型与智能升级，成为新时代档案工作的当务之急。编研工作是进行档案信息资源管理的重要能动性手段，承担着维护档案信息客观准确稳定，更好服务党和人民的职责，发挥着为档案数字化建设蓄势赋能的重要作用。在开展档案编研工作时，对待信息、选择信息、处理信息要慎之又慎、严之又严，以高度的责任感和使命感把好关，守好门。

“把关”的基础和前提

由美国社会心理学家库尔特·卢因提出的“把关人”理论是传播学的经典理论。该理论认为：在群体传播的过程中，信息的流动是在一些含有“门区”的渠道里进行的，在这些渠道中，根据公正的规则或“把关人”的标准，决定信息是否可以进入渠道或继续在渠道里流动[1]。也就是说，在信息传播的过程中，参与其中的每一个人都会根据自己的理解和认知对信息进行重新的筛选、组织、加工，这个过程就叫“把关”，有这种行为的人就叫“把关人”。

1980年，党中央、国务院批转的国家档案局关于全国档案工作会议的报告中明确指出：“工作基础较好的档案馆，要着手进行档案史料的编研工作，研究档案内容，汇编档案史料，参加编史修志，为历史研究服务。”[2]这是我国第一次在正式文件中使用“编研工作”一词，同时实现了对该工作的概念厘定和职责明确。经过几十年的发展，档案编研工作的范畴、手段、方式等都发生了深刻的变化，但业界普遍认为，档案编研就是档案部门根据自身档案占有情况，充分考虑社会需求和群众期待，以熟悉梳理研究档案内容为前提，所开展的参考资料编写、档案文件汇编、主题文献撰写及编史修志等工作。

通过以上对“把关人”基本理论的回顾和档案编研工作概念的梳理，可以发现，两者都需要在全面掌握信息的基础上，适时对信息进行全面掌握、深入分析、科学研判、合理使用，推动产出更多的优秀文化成果，为全社会提供更加强大的精神动力和智力支持。这就是两者共同的基础和前提，也充分说明了“把关”在档案编研中所发挥的重要作用。

“把关”在档案数字化编研中的必要性

众所周知，在人类千百年的生产劳动和社会交往实践中，对信息的需求是始终存在的，档案也就相伴而生。正如美国社会学家约翰·奈斯比特所认为的，档案是一种动态信息，是“正在产生的大量有存档价值的政治和科学技术的决策信息，兼有原生信息和派生信息的两种不同性质”[3]。也就是说，在浩瀚的历史长河中，档案所记载的信息始终是变化的、有差别的、鲜活的。这些信息一旦被记录下来就会被物化，具有极强的原始固定性，是完全不能被涂抹修改的，否则档案就会失真，彻底失去其存在的价值和意义。同时，这些初始的、直接的信息是碎片化的、没有秩序感的，是数量巨大的个别的、分散的、独特的精神创造物，它们依附于不同的物质载体，具有较大的差异性，这在一定程度上影响了它们的传播效果，也使得档案的利用效率和实际价值大打折扣。

这就需要档案工作者依靠自身力量或寻求专业支持，按照一定的规则、标准和要求，对档案信息资源进行收集整理、分类编排，将其缔结构造成为整体的、有序的、供社会交流传播的文化知识成果，同时根据社会提出的新的文化知识需求，对已有的文化知识产品进行审评和选择，一方面以补充、修订、更换原有文化知识结构的方式，不断缔造新的社会文化知识机构；另一方面，又以扬弃、淘汰、剔除某些陈旧的、非科学的方式，逐渐瓦解那种不符合时代需要的文化知识结构，继而整理加工成规范化、系统化、逻辑化的符号载体，最终付诸传播网络，缔结成新生的文化知识结构[4]，不断赋予档案新的生命力，为其增添新的价值。

此外，编研工作除了要面对数量剧增、规模巨大、内容繁杂的既有信息，还要根据确定的编研主题情况，寻求各方力量进行相关信息的增补删减，才能实现信息的完整性、连贯性，确保编研主题达到预期效果。尤其是在档案信息化转型快速推进的当下，互联网的海量存储和便捷检索在为档案编研带来极大红利的同时，也产生了大量的信息垃圾，给档案编研工作造成了极大的干扰。同时，档案信息虽然具有很强的原始固定性，但编研工作兼具“动与静、收与放”的双重特点，比如在编研工作的实际开展中，往往需要人员、信息、技术等资源的对外交流与合作，这种开放性可能会给档案的稳定性带来不小的冲击。因此，我们必须清晰地认识到，档案安全关乎国家各个领域、各个方面的安全，无论是损毁、灭失档案实体还是泄露档案所记载的特定信息，都将造成难以估量且无法弥补的损失。因此，在档案编研工作中必须要坚持总体国家安全观，对所有档案信息都葆有敬畏之心，做到大胆质疑、小心求证，充分发挥档案存史资政育人功能，坚守档案工作安全底线。

开展档案数字化编研的必然选择和现实路径

互联网让每个人都拥有了属于自己的“麦克风”，这给传统“把关人”带来了不小的挑战。2017年，国家网信办下发的《互联网新闻信息服务管理规定》中明确提出：“通过互联网站、应用程序、论坛、博客、微博客、公众账号、即时通信工具、网络直播等形式向社会公众提供互联网新闻信息服务，应当取得互联网新闻信息服务许可，禁止未经许可或超越许可范围开展互联网新闻信息服务活动。”把关管理理念在自媒体时代得到了新突显。其实，这种“把关”自古就有，具有悠久历史传统的“选”学是专门从事文化选择的学问，留下了《唐诗三百首》等一系列有价值、有影响的文化巨著泽被后世。面对档案数字化新形势带来的信息爆炸、需求多样、技术升级等情况，档案工作者要更加牢固树立“把关人”意识，在守好门、把好关的基础上强化档案信息的综合运用，以产出更多优秀的编研成果，为档案事业高质量发展提供坚实有力的保障。

正确认识档案的信息属性

档案是信息和载体的有机统一，这决定了档案既具有一般信息的特点，即可以收集、传递、存储、处理、交换和利用，又具有固定性、权威性、真实性、系统性等特点，在各类社会信息中占据着特定的地位。档案是编研工作的基础，如果没有丰富的档案资料作为支撑，不能对其中蕴含的信息资源进行深入挖掘和利用，那么编研工作就是无源之水、无本之木，无法顺利开展。这就需要全社会特别是档案工作者对档案的信息属性具有清晰的判断和认识，自觉树立起“大信息”理念，真正把档案信息当作社会信息网络的重要组成部分对待，善于从信息管理的角度开展编研工作，做到既遵循信息资源开发利用的一般规律，又尊重档案工作自身规律，坚持信息把关原则不放松，把编研思想融入档案工作的全方位、全过程，以良好的编研成果为档案工作再上台阶提质增效。

全面加强档案的收集整理

选题的确定需要强大的信息量作为支撑，这就需要把功夫下在平时，只有对所有的档案资料做到心中有数，才能有的放矢做好下一步工作。一要强化规范整理。档案资料千头万绪，只有精准识别才能又快又好地找到破题的关键线索，促进编研选题最优化。这要求档案工作者广泛了解档案资料的整体情况，深入研究档案资料的类型、特点、功能，分门别类对其进行整理、立卷、归档，做到所有档案资料范围界定清晰、期限划分准确、整理规范标准，以期更加利于保管、便于使用，最大限度地发挥档案资料的作用和价值。二要强化收集力度。根据级别、类型、特点的不同，档案部门接收档案资料的范围、形式、内容等也会存在一定的差异性，且受传统观念、认识的影响，档案收集工作中的“等靠要”思想依然较为普遍，缺乏主动出击、积极作为的精气神。因此，要开展好档案资料收集工作就必须调整思路、开阔视野、立足全局，以服务党和国家为原则，坚持对群众有益、对社会有益的标准，通过征集、走访、座谈等形式，拓宽档案资料的来源渠道，丰富档案资源储藏储备。三要强化技术运用。统筹运用各方资源和力量，加快推动档案数字化建设的速度和质量，利用先进的计算机技术实现对所有档案资料的线上管理、线下使用，实现线上、线下双联动。同时，针对研究价值高、编研潜力大的档案资料，进行集中管理，并及时编配目录便于检索，以进一步提高其使用频次和效能，为高质量开展编研工作提供更为清晰准确的信息参考。

科学推进档案的选题开发

前文通过探讨发现，编研工作是对档案信息资源进行二次开发的再创造行为，那么要想对数量繁多、规模庞大、内容纷杂的档案资料进行快速、高效、科学的再选择、再排列、再整合，就必须把抓好选题、用好选题放在首位，才能推动形成一批有分量、有地位、有影响的编研成果。一要突出政治属性。“党管档案工作”“档案工作姓党”是档案工作的鲜明政治属性。2020年，新修订的《中华人民共和国档案法》明确把坚持中国共产党对档案工作的领导写入法律，从根本上回答了档案“为谁而管、为谁所用”的问题。因此，选题工作必须坚持把讲政治的要求贯穿到全过程各方面，时刻以习近平新时代中国特色社会主义思想为指导，做好新时代档案工作最为贴切、最有价值的选题，更好地为党管档、为国守史、为民服务。二要讲究系统原则。选题工作是一项整体性极强的工程。这种整体性既体现在对原始材料、人力物力等的统筹调配上，更体现在服务行业自身建设发展上。因此，好的选题要以对行业重点工作的全面精准把握为前提，树立全局意识，做到通盘考虑，逐一分析哪些工作需要系统提供档案支持，所存档案哪些可以提供帮助，从而提前确定档案编研的重点选题，有序推进，更好地为行业整体战略发展提供支撑[5]。三要彰显自身特色。互联网的普及带来了信息的大泛滥，为了争夺受众注意力逐渐形成了新战场。因此，是否具有可被识别的特色，是判断档案生命力的一项重要标志。这要求选题工作必须对现有馆藏进行再鉴别、再筛选，进一步把握重点，明确主题，并以此为基础做好查漏补缺、修正完善，使某一种某一类信息更系统更全面更具体，为多角度、多层面、多形式开展档案信息资源开发利用工作打下坚实的基础。

充分回应档案的社会需求

档案编研需要编研人员在掌握已有线索的基础上，充分发挥主观能动性，多方沟通、详细询问，准确把握需求，使编研成果针对性更强。一要站稳立场。人民群众是使用档案的主体，是发挥档案作用、体现档案和档案部门价值最主要的一个方面[6]。当前，我国社会的主要矛盾已经转化为人民日益增长的美好生活需要和不平衡不充分发展之间的矛盾。这种矛盾的重要体现之一就在于人民群众对精神生活更高标准的追求。档案编研成果作为社会性的再创造文化产品，自然承担着为人民群众答疑解惑和促进社会发展的职责，对消解现阶段社会主要矛盾发挥着良好的推动作用。这就要求编研工作站稳人民立场，不断改进档案服务工作质量，回应好人民群众对档案和档案服务的现实需求。二要拓宽思维。明晰编研档案的主要内容，在其基础上考虑档案的实际社会需求，构建立体多维度档案体系，确保各方面没有遗漏。同时以此为原点，以利用为参照，充分发挥主观能动性，归纳总结，类比分析档案需求。例如，以某一专题档案为原点，发散思维，勾勒出与之相应的线索图。线索图完善后，以此为蓝图，力求多维度、多层次、多视野构建编研内容，同时可适度延伸查阅书籍、报刊等资源，形成一个内容丰富翔实、体系完整、综合立体的档案。三要精简使用。如果某一重大事件档案事无巨细，记载颇丰，但是符合编研所需的可能仅为一部分，便需要抽离主体，分拣冗余，使档案规模尽可能精简。精简档案规模，需要明晰档案主体与冗余部分，避免被与编研选题不相干的部分所干扰。尤其是编研时效长的专题时，可精准定位重点需求，明确时间主线，分清时间节点，捋顺专题主干，分类编排，按阶段形成编研结果，从而为决策提供准确无误的参考。

总之，档案数字化编研工作是一项基于一定数量有效信息的、具有极强主体性的创造活动，需要以更加科学、谨慎、细致的态度面对可能出现的信息爆炸、需求多样等情况。所以，只有坚持严格“把关”，不断过滤净化各种信息“杂质”，才能最终实现档案信息资源开发利用的完善和优化，更好地服务党和国家工作大局、服务人民群众。

参考文献

[1]郭庆光.传播学教程：第二版[M].北京:中国人民大学出版社,2011.

[2]曾文玲.论档案编研的基本涵义[J].机电兵船档案,2015(01):22-24.

[3]张斌.对档案和档案信息的再认识——与朱江同志商榷[J].浙江档案,1991(12):14-15.

[4]王振铎.编辑学原理论：修订版[M].北京:中国书籍出版社,2004.

[5]邵京京.档案编研“望闻问切”四步法[J].秘书工作,2021(08):32-33.

[6]郑升日.谈档案工作实践如何坚持人民立场[J].兰台内外,2016(06):6-7.