应用电子信息档案的风险与管控研究

电子信息档案是档案管理的必然趋势，体现了办公自动化，对提高档案管理的快捷化、高效化有重要意义。在信息时代下，采用电子信息档案不仅能够解决纸质档案资源浪费的问题，而且能够促进档案管理效率的提升。但在电子信息档案的应用中，也存在一些风险，比如信息技术风险、管理风险等，容易造成不必要的损失。因此，要加强电子信息档案风险的管控，提高档案管理水平。

电子信息档案是一种虚拟档案，与客观存在的档案实体不同。电子信息档案属于数字档案，利用电子计算机进行处理，以特殊的形式，将实体档案的真实信息输入电脑中，形成图像、符号、图表、文字等信息，弥补了传统档案管理的不足，提高了档案管理的便利性。但计算机不是万能的，电子信息档案也给档案管理带来新的挑战。在应用电子信息档案的同时，要加强对风险的管控，准确识别风险，合理防范风险。

电子信息档案的应用优势

实现电子档案集中管理

电子档案集中管理贯穿电子文件整个生命周期，不仅需要对组织、制度进行整合，而且要对方法进行集成。目前，学术界经过探讨，一致认为全程管理是电子文件管理的最有效办法，电子档案的产生、保存、销毁均应通过严格的管理制度落实[1]。电子档案管理及资源建设涉及多项业务，不仅需要接收来自各个部门的电子文件，还要转变传统的纸质档案为数字化档案，对各类资源进行整理，包括音频、视频等，以丰富电子档案的内容与形式。总结和梳理信息化、电子化档案，不仅可以提升工作效能，还可以为企业发展提出合理意见。

优化会计档案电子化流程

传统档案采取纸质方式进行管理，限制了档案管理工作的空间，影响了档案管理的质量。纸质版档案占据空间较大，随着人数的增加，业务的增多，档案越来越多，档案管理的难度也随之增大。实行档案管理的信息化、电子化，应用电子信息档案，可以节省大量资源，弥补传统档案管理的不足，方便档案资料的查询与调取，以及档案资源的开发与利用[2]。梳理并完善会计档案“前端产生—财务核算—档案管理”的电子化流程，明确无纸化配套要求，逐步实现会计档案电子化、数字化管理。

确保档案保存和传输的安全性

过去，人与人传递纸质档案，可能会出现资料丢失或者破损的现象。档案涉及国家机密及个人隐私，需要格外重视和保护。电子信息档案的应用，可以避免人与人传递导致的丢失、破损等问题[3]。在计算机中存储档案资料，即便工作人员不小心误删，也可以利用一定的技术恢复信息，从而提升档案保存和传输的安全性。

档案管理全过程可追溯

利用计算机储存档案信息，不仅可以较好地保存资料，还有利于档案信息的共享。应用电子信息化技术，可以构建实时分享系统，对电子信息档案进行云管理及云共享。积极响应政府相关政策，使电子发票、电子档案挂钩于政府税务部门，实现有效的连接与互通；采用数字化技术对财务、税务等数据资料进行处理，真正落实档案的电子化管理；以“版式文件+元数据”的方式归档，规范电子发票存储与管理流程；利用具有水印的电子签章控制全程，实现档案流转线上化、规范化，防范内控风险。

电子信息档案存在的风险

信息泄露问题严重

电子信息档案虽然有明显的优势，但也存在一些安全隐患。在电子档案的输入、存储、传输过程中，存在较高的信息失控风险，表现为信息污染、干扰及过剩等，部分档案信息会被窃取，受到病毒侵犯。上述不安全因素均会增加电子信息档案风险。与此同时，计算机技术在为档案管理带来便利的同时，常用的多媒体技术、光盘技术等也存在安全防护问题。如果突发病毒攻击、停电等事故，可能会使档案信息丢失、泄露或毁损。一些黑客利用不法手段进入计算机系统，可能会造成严重的安全问题[4]。

信息化技术不完善

数字认证、电子签名是档案管理系统最为常用的信息技术类型，其涉及密码认证、数据加密等方面。其对重要的档案信息还能够进行加密，设置访问权限，在提升档案信息管理安全性方面具有突出效果。但基于现代互联网信息技术的进步，档案网站的数据呈现出明显的凭证性，这也对档案管理提出了更高的要求，解决信息化技术的安全问题势在必行[5]。

电子信息档案管理制度不完善

电子信息档案管理存在制度建设滞后的问题，缺乏完善的管理制度，在管理工作中无据可依，会产生较高的风险。部分单位尽管制定了电子档案管理的相关制度，但没有根据实际情况及时更新，与实际档案工作不符，阻碍了电子信息档案管理工作的运行。甚至有的单位没有具体的电子信息档案管理制度，导致电子信息档案管理混乱[6]。

环境存在的风险问题

内部因素与自然因素共同作用，使得电子档案存在一定的失控风险。以自然因素为例，电子信息档案遇到霉菌侵蚀、化学反应会导致数据受损，无法显示数据内容，影响正常功能的发挥。内部因素主要表现为人为破坏，如电脑黑客、杀手等，在计算机上植入CIH病毒、蠕虫病毒等，会对数据造成破坏，影响电子档案的存储与运行。存储电子信息档案的计算机设备所处的环境，比如电磁场、湿度、温度等影响其运行，进而影响存储资料的安全性。外部环境不适宜，可能会导致设备老化，信息的存储、读取出现报错，或者导致数据丢失、错误等。突发地质灾害、不良的气候条件，会损坏电子信息档案的存储设备，这也是电子信息档案存储面临的客观风险。

人为因素导致的风险

应用电子信息档案，需要工作人员的参与：人为输入、调取、查询数据等，这为电子信息档案管理埋下安全隐患。在提取、浏览、传送或保存电子信息档案的过程中，如果人为操作不当，或者系统程序错误，可能出现无法修复的问题。部分档案工作人员的操作技能不熟练，容易导致安全问题。如一些工作人员缺乏对所登录账号的保护意识，以及安全防范意识，没有掌握专业的信息技术，对杀毒软件的使用不熟练。

应用电子信息档案的风险管控策略

做好电子信息档案服务工作

电子档案的储存受载体影响较大，尤其是磁性媒介，易受存储环境影响。所以，对保存电子档案的工具要进行定时检测和维修。比如单位可以每年一次或者每半年一次对电子档案载体进行检测，采取合适的抽样方法，如系统抽样或者随机抽样，确保所选择的样本数量合适，从而保证电子档案能够安全储存。

电子档案资源离不开信息技术的支持，为实现电子档案的集中化管理，可以构建档案管理集群，使分散的档案网站拥有统一的检索入口，便于公众查询。需要注意的是，电子档案的管理应覆盖工作、生活、学习等各个方面，加强数字化技术与档案管理部门的有机融合，为档案管理部门与公众的交流提供一个有效的平台，促进档案智慧管理的实现，对数据进行挖掘、分析，将单纯的数据库转变为思想库[7]。要实现技术更新的常态化，对档案管理系统及时更新；采用先进技术，避免病毒、黑客的入侵和攻击，提高技术风险防控水平；及时更新软件系统、硬件设备，保证没有漏洞；维护与更新系统和网络，防范风险；技术人员要树立常态化的更新观念，不断学习先进的档案管理技术，提高风险管控的技术水平。

完善法律法规

完善电子信息档案管理的规章制度，及时弥补管理漏洞[8]，加强风险识别能力。数字档案的集中管理需要将法律法规及配套的政策作为有力支撑，基于当前的电子信息档案规章制度，增加与现代计算机技术发展形势相适应的，关于电子信息档案管理的条例，不断完善各项制度，充分考虑档案部门意见，实现数字档案的集中化管理与长期保存。档案信息电子化工程实施后，所有归档卷宗均有自己的“电子身份证”，档案管理人员只需在电脑上输入档案卷宗编号，就可以阅览并打印案卷材料；档案密集架的自动移动、检测功能，有助于档案管理人员快速找出目标卷宗，提高档案现代化管理水平和档案查准率。及时改进管理制度，为电子信息档案管理提供依据。规范电子信息档案工作人员的行为，充分发挥电子信息档案的优势。对电子信息档案进行集中统一管理，采取责任落实制，明确电子信息档案管理人员的分工、责任，制定相应的奖惩制度，将档案风险管控落实到个人，从而提升工作人员的重视程度和管理技能，降低管理电子信息档案的风险。

严格审核使用流程

在电子档案应用环节引入网络技术，通过扫描二维码，在线浏览或下载信息资料和电子档案。通过上网查询到的档案信息与在相关部门的线下档案查询窗口所查到的信息具有同等效力。电子档案灵活性大，容易修改且保存难度大。个人应提高风险防范意识。首先，在信息传输的过程中，要保证传输信息的准确性，从源头上避免出现错误。其次，在信息使用的过程中，每个档案的利用者都必须经过严格的审核，减少任何环节出现问题的可能性，审核无误后才可以使用相关的档案。再次，强化主体的责任意识，不能篡改档案，要严格按照档案的处理办法行事。最后，纸质档案仍不过时，可以把纸质档案和相关电子档案一起保存，以保证档案的完整性[9]。

加强新技术的应用

当前，云计算技术、计算机储存技术飞速发展，使电子信息档案管理有了技术支持。作为档案管理工作者，应认真学习最新的计算机技术与云计算技术，掌握新媒体的运作模式与特点，实现数字档案的高效管理，并注重对数字档案信息价值的充分挖掘，发挥新技术的优势与价值。及时更新档案管理系统，采用先进技术，避免病毒、黑客的入侵和攻击，提高技术风险防控水平。及时更新软件系统、硬件设备，保证没有漏洞。维护与更新系统和网络，防范风险。技术人员要树立常态化的更新观念，不断学习先进的档案管理技术，提高风险管控的技术水平。

加强智能档案库房建设

在信息化时代下，电子信息档案的管理不仅要具备基本的办公场地，而且要与现代科技发展相适应，在档案管理工作中，应融入先进的信息管理技术。档案管理部门应提高思想认识，关注档案管理工作中存在的问题，并予以改进。结合信息管理特点及现有的技术水平推动档案管理信息化、数字化发展。档案管理部门要定期对计算机、光盘、电子储存设备等硬件设施进行维护、更新，管理人员要学习信息管理相关知识。

随着智能化设计的融合，文物仓库的存储环境得到了优化，为延长档案的寿命创造了良好的基础。积极将高度现代化的智能化设备融入库房保护装置的设计中。通过智能监控，库房管理可向现代化、智能化、技术化、协同化方向发展。在此期间，将计算机、高清摄像头、各种传感器等电子设备集成到仓库环境监控中，对存在的安全隐患进行实时监控，并记录相应的信息，为优化仓库整体控制水平创造良好的条件。

加强档案人才培养

电子档案时代，档案工作的基本模式是人与计算机的结合。为更好地保障电子档案服务质量，应培养一批具有专业综合素质及技能的优秀档案管理人才，加强计算机技能培训与通讯技术培训，打造复合型人才。要想真正落实电子档案的信息化管理工作，就要解决人力资源短缺的问题，加强培养信息档案管理人员的综合素质，紧跟时代步伐。加大人才培养投入力度，聘请具有专业经验及具备计算机运维能力的人员对档案管理人员进行培训，为电子档案管理储备人力资源[10]。选取专业的电子信息档案管理人员，加强培训，提高技术和能力，使其与电子信息档案管理工作相适应。提升档案管理工作者的素质，提高档案管理者的安全意识及风险意识，使其重视档案风险管控工作，降低电子信息档案的风险。

总之，在推进档案管理信息化的同时，也要重视电子信息档案的风险问题，充分认识到电子信息档案存在的风险，加强电子信息档案的风险管控。积极制定风险防控措施，兼顾效率与安全，引入先进技术，加强管理，完善电子信息档案规章制度，做好风险预测评估工作，提高工作人员的素质，主动应对各类风险问题，从而提高电子信息档案的安全性，为档案管理工作的正常运行提供保障。

参考文献

[1]李美玲.论新时期事业单位电子档案的管理与利用[J].现代企业文化,2021(31):15-16.

[2]邵立双.事业单位档案管理现代化、电子化发展分析[J].城建档案,2021(02):86-87.

[3]陈建英.事业单位电子档案归档问题研究[J].城建档案,2021(10):129-130.

[4]韩大海.电子档案在事业单位档案管理中的价值探讨[J].卷宗,2021(06):117.

[5]王博.浅析事业单位电子档案管理工作[J].黑龙江档案,2021(03):62-63.

[6]林婵.分析事业单位档案管理中的电子档案管理[J].数码设计（上）,2021,10(04):206-207.

[7]吴巧娟.事业单位电子档案管理研究[J].办公室业务,2020(03):100,102.

[8]李东辉.事业单位电子档案的安全管理[J].科学与财富,2021,13(07):251.

[9]张莉.浅析事业单位档案管理中的电子档案管理[J].中国战略新兴产业,2020(08):117

[10]裘晓萍.浅谈大数据时代文书档案电子化建设[J].办公室业务,2021(01):183-184.