高校档案部门勤工助学管理工作探究

从高校勤工助学工作的基本概念、高校档案部门开展勤工助学工作的意义入手，深入分析高校档案部门在开展勤工助学工作时面临的主要问题，并提出关注学生、健全制度、强化培训、扩大权限等具体改革建议，以期对高校档案部门勤工助学管理工作提供参考和借鉴。

勤工助学既能扶困助学，又能发挥补充知识、提高能力、锻炼思想等育人作用[1]。因此，勤工助学日益受到广大教育工作者和贫困生的关注。高校档案馆作为高校档案管理和利用的重要部门，平时需要整理存档、查阅利用大量的归档材料，需要学生利用勤工助学活动来协助工作人员完成归档保管工作，因而设置了相应的档案助理勤工助学岗位。如何推动勤工助学活动在高校档案部门持续健康发展，提升学生综合素养，实现勤工助学育人功效，值得档案工作者认真思考。

高校勤工助学的概念

高校勤工助学活动指的是高校学生利用课余时间，通过劳动获得合法报酬，用于改善学习和生活条件的实践活动。勤工助学活动坚持“立足校园、服务社会”的宗旨，按照学有余力、自愿申请、信息公开、扶困优先、竞争上岗、遵纪守法的原则，由学校在不影响正常教学秩序和学生正常学习的前提下有组织地开展[2]。

高校档案部门做好勤工助学工作的意义

各高校普通在校学生中都存在相当比例的家庭生活条件贫困的学生，目前在笔者学校共有的全日制普通高等教育2.8万余名在校学生中，贫困生就有一万零两百多人，约占整个在校学生数量的36%。为使这部分学生顺利完成学业，学校学工部设置了多种校内资助方式，其中就有勤工助学活动。贫困学生本人可以利用课余时间，通过自身劳动得到相应的有偿回报，减轻家中的经济压力。与无偿的助学金和困难补贴相比，大部分贫困生都更愿意选择这种有成就感的、靠自己努力奋斗来改善经济状况的资助方法。

缓解了专职档案管理人员紧缺的压力

受学校编制的限制，高校档案馆工作人员严重不足，随着高校的发展，档案数量成倍增加，档案馆处于满负荷的工作状态。以笔者学校为例，档案馆保存着自1956年建校以来三个全宗的档案，截至2021年底，馆藏综合档案约3.3万卷（件）。现仅有三名专职工作人员，负责全校文书、科技、财会、声像、电子、实物等类别档案的整理归档及管理利用工作。各门类纸质档案收集、整理、分类、编目、装盒、上架、录入电子档案等工作内容繁杂，日常还有许多如电话咨询回复、邮箱答复、档案调取查阅、库房安全巡查及卫生打扫等琐碎工作，仅仅依靠十分有限的档案管理人员，工作进展将非常缓慢。而档案馆根据工作实际需求，专门设置了档案助理勤工助学岗位，由此，学生可以在老师的指导下，配合老师开展档案整理和服务工作，这样可以大大提高工作效率，而档案专业管理人员也可以从日常琐碎的工作中解放出来，把更多的时间与精力放到发掘档案资源、创新服务方式以及开展档案信息化建设上来，以便更好地提升档案服务质量。

提升了大学生综合素质能力

在校大学生是高校教育的主体对象，高校设置的所有职能部门，最终都要落实到高校这一根本培养目标上来，高校档案部门同样也是能够达到育人成效的部门[3]。高校档案部门能够为在校大学生提供非常优良的锻炼平台，是他们学习本领，进而步入充满竞争的现代社会的便捷的提高本领的现实基地，在一定意义上起到了为高校培养人才的作用，也顺应了高校系统培养人才的发展目标。

档案馆信息化发展过程中需要学生运用电脑操作的工作较多，在工作中，学生操作办公软件的水平势必会提高。在档案整理工作中，学生需要对入库档案进行初步整理，他们的工作是档案管理非常关键的环节，能够保证入库档案的质量。其中会有一些重复、烦琐的工作，比如编页码、盖档号章、装订线绳等，工作量大且烦琐，需要有足够的耐心、细心才能做好。由于学生在工作中需要有足够的耐心和细心，这个过程就培养了学生做事细致、认真的工作态度，增强了学生的服务意识和责任感，使学生认识到做事脚踏实地的重要性。强烈的责任意识在学生未来走向社会并适应社会的过程中将起到非常重要的作用。 

在回复档案利用者咨询电话和接待查档人员时，直接与档案利用者沟通交流，可以锻炼学生的服务能力，让学生学到与人交往及待人接物的妥善处理方法。工作一段时间之后，学生看待问题的角度将成熟不少，解决问题的能力也会随之大幅度提升。学生自身综合能力的整体提升，将为他们毕业后进入社会工作打下较好的基础。

为相关专业提供了良好的实习实践基地

档案学是一门实践性很强的学科，需要档案专业人才锻炼自身的动手实践能力，将理论与实践紧密联系起来，才能更好地掌握相应的理论知识。利用实践检测理论知识的正确性，是提高档案学专业学生学习水平的主要方式之一[4]。高校档案馆藏有文书、财会、科技、声像等各类别档案，为广大高校学生创造了理想的学习实践场所。档案专业、文秘专业的学生，经过档案部门勤工助学岗位的实践训练，可以掌握文件材料的归档范围、档案归档保管的整理流程和数字化管理系统操作技能；土木工程专业的学生可以通过整理基建档案，借助对建筑图纸的基本掌握，进一步提升专业知识。所以，开展高校档案勤工助学活动，是培养现代档案复合型人才不可多得的良好渠道。

有利于增强学生的档案意识

当前学生普遍存在档案意识不强的问题，不知道档案内容到底是什么，和本人生活有多少关联。而勤工助学的学生在平时协助查档人员查阅档案的过程中，因亲眼所见档案的凭证价值及其对个人工作生活的影响之大，能深深认识到档案的重要意义，并潜移默化地养成档案意识，同时也会宣传带动身边更多的人关注档案，熟悉档案。

高校档案部门勤工助学工作存在的问题

管理制度不健全

档案部门在用工以前就同学生签订了《勤工助学用工协议书》，并以此为主要管理依据来规范其日常工作，但一般工作都按普通的勤工助学制度来处理，没有完全根据档案管理工作的专业性和保密性等特征制定具体的管理规定和要求，如工作任务规定、保密制度、工作考核办法等，导致发现问题后，在解决实际问题时无章可循，无法进行较详细的约束。还有部分高校档案部门虽然制定了相关制度，但不够细致和完善，在一定程度上影响了勤工助学功能的充分发挥，违背了勤工助学活动开展的初衷。

对学生的考察时间短，培训时间不足

档案部门人才短缺，工作处于满负荷状态，故专职工作人员亟需勤工助学学生的招聘上岗来缓解其工作压力，不少高校档案部门也希望新招聘的学生能马上上岗作业，争取早日完成既定的工作目标。这也导致勤工助学学生并没有经过必要的岗前培训和在岗训练，总是机械式地完成指导老师所交代的作业任务，也不理解为何要如此工作，影响了其对档案学科知识的理解。另外，档案部门对勤工助学学生的思想品德及工作能力都未来得及深入考察，也缺乏有关档案管理的重要性、保密规范方面的教育，导致学生的保密意识和安全意识等较为薄弱。

勤工助学学生的工作时间无法保证，流动性较大

在校学生的首要任务是读书学习，他们只能在课外兼顾勤工助学工作。档案管理过程通常会涉及很多专业的、烦琐的操作，不同门类整理归档的方式也不尽相同，因此学生熟悉归档过程和处理流程需要经过一段比较长的时期。大学一年级学生处在转型时期，学生除一般的理论课程内容的学习之外，通常还需参加相当多的社团活动课；大学二年级学生的课业负担比较大，需要应对英语四六级考试等，因此他们课余时间也比较少；到了大学三年级，学生除了实习实训学习外，还需全力准备参加研究生统一招生考试，基本上不会再来参加勤工助学活动。因此，学生在档案馆工作的时间最多两年，甚至一些学生在课业或者社团活动多的情况下就会临时选择离职，这些都导致学生勤工助学的时间无法保证，学生稳定性较差，长此以往，不仅会影响档案部门工作的按时按质完成，还会影响学生综合素质的锻炼提高。

档案管理部门用工权限较小

高校内各个部门对勤工助学学生的招聘总量、用工工时、待遇发放标准等由高校学工部勤工助学管理部门统一下达。相比于其他工作岗位，档案馆工作量较大，学生一直处于比较忙碌的状态，工作内容包括编页码、装订文件、搬运、上架等简单重复的机械式工作，稍显枯燥单一；同等薪酬下，学生更愿意选择其他轻松的岗位，因而会存在换岗频繁甚至岗位招不到人的情况。在工作酬劳相同的情况下，档案馆的学生就会出现工作懒散、经常出差错、效率不高、消极完成工作的情况。这样不仅不利于学生的成长，还会影响档案管理工作进度。另外，有些学生家庭特别困难，工作表现优异，档案管理老师即便想提高薪资，也会因没有资金发放权限而无能为力。

高校档案管理部门勤工助学存在问题的解决策略

依据档案工作的保密性和专业性，档案部门在勤工助学岗位内容设置与管理方式等方面，必须形成档案部门独特的勤工助学管理模式。笔者认为，需从以下几个方面开展工作。

充分关心爱护学生

参加勤工助学工作的学生都是家庭经济困难的学生，容易产生自卑心理，比较敏感，有一定的思想包袱，在档案馆工作以及与老师的相处中有些拘谨，工作中有不理解的也不敢询问老师。因此，老师有责任多给予其温暖，多关心爱护他们的学习生活，多和学生进行沟通，多为其提供帮助和指导，多表扬鼓励他们，以缩短与学生的心灵距离。当学生在生活中遇到问题时，老师要尽可能地及时进行帮扶，帮助他们树立自尊、自信的生活态度以及奋发向上的人生信念。同时充分发掘每位学生思想或能力上的亮点，以期让学生通过实践工作找到自信，体会到工作、生活中的喜悦与乐趣。关于工作岗位设置，可以让计算机技术水平高的学生到系统录入、图表制作等涉及计算机操作的岗位工作；让力气大的学生贴脊背、排架、上架；分配心细严谨的学生盖档号章、装订文件；文字功底好的学生参与行政照片档案的编辑，各尽其才，激发和培养他们奋发向上的品质，增强他们的社会责任心，为他们将来走向社会打下良好的基础。

细化管理，健全档案部门勤工助学管理制度

要想更好地开展勤工助学活动，严格的岗位规章制度是第一要义。档案管理部门应该根据自身工作实际需求形成一套较为规范的管理体系：保密制度，要求勤工助学学生严格保密日常工作中接触到的档案信息，严禁其私自篡改档案内容；岗位职责制度，确定勤工助学岗位的工作要求；考勤管理打卡制度，所有学生上岗工作都要在表格上签到，明确时间约束；考核制度，每学期期末对勤工助学学生的工作表现进行一次综合考评，对表现优秀的学生进行奖励，并将考核结果反映给其所属院系辅导员，作为该学生综合素质评定的重要组成部分。这些有章可循的管理制度，会使档案部门勤工助学管理工作逐步正规化。

注重人员选拔，加强培训

由于高校档案管理工作存在特殊性，因此要求思想素质较好、责任心强、能吃苦耐劳、工作细心的学生加入。档案管理专职人员在招聘学生前，可以针对岗位的实际要求事先与院系辅导员联系，由其介绍思想觉悟高、学有余力且各方面比较出色的学生参与档案馆的勤工助学，经过现场面试以及一定时间的考察之后，决定录用与否。

勤工助学的岗前培训对后期工作起着重要的促进作用。档案馆中的档案不同于普通文件，首先要对学生加强思想品格教育，包括对档案法规制度的初步认识，以及档案工作职业素养、保密工作的要求等，使他们认识到档案管理的重要作用，从而形成强烈的责任意识以及法律意识、保密意识，防止档案遗失、篡改、私自携带等违规事件的发生，进一步培养其管理意识。其次加强对学生工作时间、纪律等内容的培训，对学生形成约束，同时也为学生考核工作提供参照。最后，还要进行基本技能和档案管理专业基础知识的培训，如馆藏内容、档案的分类、档案整理、排架规则、库房安全要求细则、查阅利用的权限等，使学生了解具体岗位的工作内容、工作时间、工作要求、工作纪律等，清楚自己的职责，从而保证工作的顺利开展。

向负责部门争取更多用人权限

档案管理部门可以同高校学工部勤工助学的主管部门商议，针对档案部门用工的现实特点，申请相应合规的管理权限。比如将档案部门勤工助学的考核成绩纳入学生评优评先、申请入党的参考条件之内；允许档案部门依据本部门考核机制，单独出资适当奖励勤工助学学生；当归档整理工作量较大时，适当延长用工时限，或提高工资额度；允许学校档案部门自主招聘录用勤工助学的学生，从而做到用人单位和学生的双向选择等。

此外，档案管理部门可以借助学校的勤工助学管理系统，做好勤工助学学生的上岗、离岗管理，建立与院系辅导员、学工部的有效联合管理机制，让高校勤工助学工作更加规范、有效地进行。档案管理部门应多加摸索，创新管理模式，以便学生能在勤工助学岗位上真正学有所得，学有所长，实现其育人功能。

参考文献

[1]俞佳超.高校勤工助学与大学生就业能力研究[J].中国地质教育,2010,19(03):9-13.

[2]中华人民共和国教育部,中华人民共和国财政部.高等学校学生勤工助学管理办法[EB/OL].(2018-08-20)[2022-07-20].http://www.moe.gov.cn/srcsite/A05/s7505/201809/t20180903_347076.html.

[3]邢淑霞.高校档案馆与大学生合作双赢的基本策略[J].兰台世界,2010(07):8.

[4]陈忠海,陈洁.对以社会需求为导向的档案学专业教育教学改革的探索[J].档案学通讯,2011(05):45-48.