高职院校档案信息化建设的有效策略研究

近年来，社会各界都开始关注档案管理对推动自身工作开展的重要性，纷纷着手研究档案信息化建设的有效策略。在新时代背景下，不论是工作学习，还是社会生活，都离不开互联网。互联网是一把双刃剑，在为我们带来诸多便利的同时，也带来了严峻的挑战。现如今，传统的档案管理模式已经不能满足新时代发展的要求，互联网信息技术已经普遍应用于档案管理工作，档案管理工作内核不断拓展创新，对其未来的发展提出了更高的要求。现针对信息化建设和档案管理工作现状进行分析探究，希望能够充分发挥出高职院校档案管理工作的作用。

何谓档案管理信息化建设？档案管理工作是通过某种方式或手段将档案进行分类、汇总、完善以及传递等一系列工作，能够充分发挥档案的价值和功效。在当今“互联网+”的时代背景下，档案管理工作的顺利开展必然要融入现代化信息技术，推动档案管理工作能够紧跟时代的步伐。“互联网+”时代下，现代化信息技术的普及极大地提高了档案管理工作的效率，并且各种各样的信息数据都能够被高效整合，信息的利用率也得到了大幅提升。传统档案管理工作比较机械化且任务烦琐，但是将现代化信息技术应用于档案管理工作，可以极大地减轻传统档案管理工作人员的工作压力。

现代化互联网技术与档案管理工作的融合，意味着从事档案管理的工作人员将面临更高的要求，他们要具备能够从海量数据中筛选有用信息的能力，并且根据档案种类的划分建立逻辑联系，完成档案信息的自动分类。现代化档案信息管理工作是目前大数据时代背景下，档案管理工作发展的必然选择和发展方向。此次研究主要是以信息化时代背景为前提，分析和探究档案管理信息化建设工作在现代化进程中出现的问题，并提出相应的解决方法。

高职院校档案信息化建设的重要性

（一）促进高职院校档案管理信息化发展

信息化，即利用先进的网络技术和信息技术手段让人类社会进入一个全新的数字化、信息化时代。档案信息化是新时代背景下一种全新的管理模式。档案信息化发展的显著特征就是将人们一直以来所使用的纸质档案与信息技术相结合,将纸质档案变成电子文件，通过先进的信息网络技术对电子文件进行收集、汇总和存储，从而更加方便快捷地实现信息的交互共享。除此之外，信息化发展还能激发相关工作者的工作积极性，提升相关工作人员的工作效率，促进档案信息化建设工作的顺利开展。

（二）促进高职院校档案管理资源共享

对于各大高校来说，实现档案管理信息化是必然的发展趋势。在政府的号召下，企事业单位和各大高校纷纷开展“互联网+”实践活动，成效显著，但由于经济条件的不足也暴露出一些问题，如档案管理效率较低，信息利用率不足，缺乏科学完善的发展规划和专业技术人才，等等。信息技术的重要性和必要性不言而喻。现如今，信息的收集、整理、存储和使用都必须使用计算机，因此档案信息化建设就显得尤为重要，它的显著特征就是将人们一直以来所使用的纸质档案和信息技术相结合,对于各大高校来说，其工作量和复杂程度都不容小觑。当下，很多学校的上课模式也发生了改变，线上教学越来越多，这意味着各大高校必须高度重视档案信息化建设工作。

（三）未来时代发展的必然趋势

档案信息化，即通过现代化信息技术和手段对信息数据进行数字化处理，从而更加便捷高效地实现信息的交互共享并提升档案使用价值。随着时代的发展，人们一直以来所使用的传统纸质档案的弊端开始显现出来，高校档案管理工作的革新已是大势所趋。要想推进档案信息化建设工作的发展和进步，就必须客观分析目前工作的发展现状和存在的问题，且有针对性地进行改进和优化，让档案信息化建设工作的开展更加高效。但在实际操作中依然存在许多困难，如缺乏专业技术人才，这直接影响了高校档案信息化的建设水平，与新时代背景下数字化发展的步调不一致。

高职院校档案信息化建设工作中存在的问题

（一）高职院校档案管理信息化建设力度不够

目前，高职院校依然把发展重心放在学科建设上，对行政管理工作的重视程度不足，再加上档案管理工作不会产生直接的经济效益，导致高职院校有关部门更加忽视档案管理信息化建设工作，监管不当、人员素质较低等问题导致档案管理工作问题频发，使得档案管理工作的效率和质量无法得到提升，也无法发挥出档案管理工作的实际价值。

除了上述问题，我国这些年档案管理工作的发展经历了四个阶段，分别是单机管理、网络管理、电子文件管理、“互联网+”管理。然而，在软件开发和信息共享方面也出现了很多问题：软件开发程度不足、没有规范统一的制度、信息更新不及时、缺乏时效性等。上述种种问题都直接影响到数据平台的共享效率，从而无法发挥其实际功效。

（二）提升档案管理人员的工作素质

档案管理工作人员是开展档案管理工作的主要执行者，然而在实际操作中，很多工作人员缺乏丰富的工作经验，也没有专业的档案管理工作知识和专业素质，导致高职院校在实际开展档案管理工作的过程中常常出现操作不规范的现象，影响了档案管理工作的效率。并且部分高职院校的档案管理工作人员缺乏工作积极性和热情，无法满足当今信息化时代对档案管理工作人员提出的新要求，也阻碍了档案管理工作的现代化发展进程。

（三）高职院校档案管理信息化缺乏动力

由于档案管理信息化并不会产生直接的经济效益，所以许多领导人认识不到其重要性，也忽视了它可以为高职院校带来的重要间接利益。此外，在财务方面，高职院校档案管理工作部门和公共服务部门直属的档案管理部门有着显著差异。由于高职院校需要自己承担开展档案管理工作所需要的费用，因而在档案管理部门的人员招募、软件使用以及管理细则等方面都缺少大力投入，导致高职院校档案管理信息化发展进程缓慢。

信息化时代背景下高职院校档案管理的新挑战

（一）加大了档案管理的安全隐患

信息技术的普及和应用使档案管理工作更加高效便捷，但是风险也随之显现出来。高职院校的档案涉及某些部门的机密，而一些拥有高超技术和手段的网络黑客能够非法盗取档案内的重要机密，这些重要档案信息的泄露会给高职院校带来无法估量的损失。因此，从事档案管理工作的人员除了要具备专业的知识和技术能力外，还需要提高自身安全意识，用更加先进的手段保障信息安全。

网络虽然给我们的生活带来了便捷，可其中也隐藏着许多安全问题。将档案管理工作和现代化信息技术相结合必然会面临一定的风险，因此要通过有效的方式和手段来为互联网档案管理工作的安全提供坚实的保障。

在当今信息化时代背景下，受软、硬件以及网络环境的影响，强化档案管理工作的安全保障措施十分必要。首先是保密性，互联网最突出的一个特点就是开放性，这和档案管理工作要求的保密性产生了矛盾，所以档案管理的保密工作需要十分注意；其次是网络安全，目前互联网上存在各种各样的网络病毒，大都具有严重的破坏性，这要求我们在享受互联网带来的便利的同时，也要关注计算机的安全状况，定期对计算机进行杀毒检查，为信息化档案的安全提供有力保障；最后是网络访问权限的设置，根据档案重要程度的不同，设置对可访问人员的身份进行登记，并且对相关档案的查取使用也设置相应的权限；同时要加强监管内部管理工作人员对档案信息的使用，防止机密泄露。

（二）海量数据增加档案管理难度

在新时代背景下，档案管理工作的重点是从海量数据中筛选最具有价值的信息。在这个数据爆炸的时代，现代互联网技术与档案管理工作的融合使得高职院校档案管理工作人员所要面对的数据信息和以往完全不是一个量级，从事档案管理工作的人员将面临更高的工作要求，他们要具备能够从海量数据中筛选有用信息的能力，并且根据档案种类的划分建立逻辑联系，完成档案信息的自动分类。所以档案管理工作部门必须重视软、硬件设施的研发，并且提升高职院校档案管理工作人员的专业知识和技术能力，推动档案管理工作的可持续发展。

（三）高职院校档案管理员的专业素质有待提升

互联网的广泛应用提升了信息的传播速度。大多数员工的档案都能够自由查找，然而高职院校档案管理工作人员的专业素质和知识水平参差不齐，并且人际关系复杂，如果档案管理制度不科学很容易导致档案被破坏的情况。并且不同类型的档案保密程度和保密方式也不同，这就导致档案的使用和查取方式也不统一，倘若出现信息泄露现象，必定会造成无法估量的损失。

高职院校档案管理信息化建设的策略及建议

（一）加快新时期档案管理体制改革

建立灵活有效的运行管理机制是推动档案管理工作科学发展的必要前提和有力保障，只有这样才能高效合理地对档案管理工作的职责以及权限进行划分。在大数据时代背景下，除了要建设统一的档案网络平台，还要重视加强档案管理工作的服务职能，规避传统档案管理工作中可能会出现的问题。

档案管理软件是开展档案管理信息化建设的必要前提，所以高职院校档案管理部门需要率先做出指示，高职院校内部的各个部门必须要重视对档案管理软件的研究开发，制定一套针对档案管理软件开发的标准规范，并满足实际工作需求，督促档案管理机构优化自身的管理流程，通过网络平台提升服务职能，与服务对象直接对接，保障社会民众能够平等查取档案信息，推动档案管理事业的可持续发展。

（二）树立档案管理信息化观念

长期以来，档案管理工作采用较为传统的工作模式，导致档案管理思维固化。要想推动“互联网+”时代下档案管理工作的顺利开展，转变思维观念是首要任务。如今档案管理工作的发展已经无法脱离现代化互联网信息技术的支撑，档案管理工作人员应当树立档案管理信息化的思维观念，在实际工作中学会熟练应用信息化技术。

如今的档案管理工作内容不再是机械地进行信息数据的汇总，而是要求从事档案管理的工作人员要具备能够从海量数据中筛选有用信息的能力，在档案管理工作中能够充分发挥自身的主观能动性和创造性，提高档案管理工作效率。

（三）注重档案的二次开发利用

现代化档案管理工作对工作人员提出了更高的要求，其不仅要具备能够从海量数据中筛选有用信息的能力，还要根据档案种类的划分建立逻辑联系，完成档案信息的自动分类，实现档案的二次开发利用。因此，要推动档案管理工作的发展，需要建立科学完善的开发利用机制，充分发挥档案数据信息的价值。根据现有的档案信息构建一个功能齐全的数据库，为大众提供更加全面的档案信息服务。除此之外，档案管理工作的主要目标不仅是储存信息，更重要的是高效利用现有的档案数据，为领导决策提供有力的参考依据。同时，我们要关注和重视电子文件的归纳整理，传统纸质文档存在难以储存、易丢失等问题，所以电子档案逐渐取代纸质档案是发展的必然趋势。完成电子档案的归纳后还要进行准确的分类整合。简单来说，档案分为普通档案和机密档案两种，通过互联网我们可以在设置查阅权限的前提下共享档案数据信息，充分发挥档案的实际价值和功效。

研究发现，完成现代化档案管理是目前大数据信息时代背景下档案管理工作发展的必然选择和发展方向。目前，我国高职院校在档案管理信息化建设工作开展方面所存在的问题主要是档案管理信息化的建设力度不足、相关工作人员素质水平亟待提升、档案信息化发展缺乏动力等。要想有效解决这些问题，就需要促进现阶段高职院校在档案管理信息化发展方面的改革，相关的档案管理工作人员也需要树立信息化发展观念，并且需要注重对档案的二次利用。