新时期人事档案管理工作的困境分析及对策探究

众所周知，一个人的人事档案是其思想道德修养、学习与工作经历、业务能力水平的纸质版缩影。通过人事档案可以初步筛查一个人的基本信息，对于该个体有一个“初步印象”。所以，对人事档案进行科学的分类与优化管理，可以推动人力资源管理工作进程，促进人力资源档案管理工作的跨越式发展。现深入剖析人事档案管理工作现状，并从现状中查找问题，寻求行之有效的解决对策，旨在促进人事档案管理工作的创新性发展。

新时期人事档案管理工作现状剖析

众所周知，人事档案管理部门是企事业单位不可或缺的部门，多年来形成了固化的管理模式与传统的思想观念。但是，随着信息化时代的不断发展，人事档案管理工作面向的对象和工作形式都发生了翻天覆地的变化。显然，墨守成规、遵循传统的管理模式已经不能适应当前的发展形势。人事档案管理工作者亟须创新思维模式，摆脱固化思维，找出现有问题，并分析问题，最终找到解决问题的新思路、新办法，这才是人事档案管理工作的“焕新”之路，只有这样，才能在新时代越走越远，才能提升人事档案管理工作的效能。

（一）对档案管理工作的重视不够

通过调查研究不难发现，目前档案管理工作普遍存在人事档案管理工作人员工作意识不强，对档案管理工作的重视不够的现象。有一部分档案管理工作人员工作意识不强，认为档案管理工作“无足轻重”。因此，其收录的档案只记录了个人的基本情况，而没有对其综合素质和能力进行跟踪调查；其工作也因局限于收集，缺乏一定的利用价值。另外，人事档案管理部门对档案管理工作的重视不够，随意地将档案资料堆在档案室，并没有将其充分利用起来。而且，由于部分人员在填写档案时不重视，所以出现了大量雷同现象。人事档案管理人员审核档案也不够认真，部分档案存在缺失，以及信息填写不规范、不完整的问题。档案管理工作人员思想上的松懈与麻痹大意，也在一定程度上阻碍了人事档案管理工作的开展。

（二）缺乏科学完善的档案管理制度

目前，现有的人事档案管理比较分散。单位的人事部门、组织部门和党组织部门都对员工的档案有一定的管辖权与接收权。这就造成了人力资源的浪费；而且在遇到问题或者需要相关档案时，也会出现各个部门相互推诿、“踢皮球”的现象。

以高等学校人事档案管理为例。高校学生的档案一般由学生所在的院系接收，由系部保管，由辅导员负责学生档案的审查与管理。而教职员工的档案是由人事部门负责收取的。学校的党组织部门负责教职员工以及学生党组织关系的接转工作。这就造成了档案管理工作的分散性。同时，各个部门在需要档案信息的时候也是各取所需，制作自己想要的信息模板，这也就造成了人力资源的重复与浪费。相同的信息可能会被不同的部门反复索要，不仅浪费时间、精力，还会造成人力资源的极大浪费。

与此同时，人力资源档案管理部门也没有形成科学、完善的人事档案管理制度。没有明确的规章制度，会使一部分人不遵章守纪，不按章法办事，发生恶意篡改档案信息的问题，这也应当引起档案管理部门的重视。档案管理工作人员应当知法、懂法、守法，按照人事档案管理制度的相关条例约束自己。另外，由于人事档案具有保密性质，一般情况下本人不能查阅本人档案，所以，即使档案出现信息不全、错误的问题，也无法在第一时间做出修正，而这也拖慢了现代人力资源档案信息化管理的步伐。

（三）缺乏专业的人事档案管理工作人员

随着时代的发展与变化，档案管理工作的岗位职责与工作内容都发生了翻天覆地的变化。档案管理工作人员除了要有高度的责任感与过硬的思想道德品质外，还要有丰富的档案专业理论知识，并掌握一定的计算机技术技能。只有“一专多能”，才能适应新时代档案信息化管理的发展。档案管理工作人员不仅要妥善保管纸质档案资料，更要利用大数据时代的优势，做好人事档案的信息化管理工作。利用信息技术的高效、准确、便捷，充分发挥信息化档案管理的优势，以满足新时代发展的市场要求。但是，经调查，目前人事档案管理人员普遍存在“老龄化严重”的问题。年龄在35—45岁之间的员工比例达到了档案管理部门总人数的47%，年龄在45—55岁的员工所占比例更是高达34%，而应该作为档案管理队伍中坚力量的处在25—35岁年龄段的人，比例却只占总人数的29%。而档案管理队伍由中年力量支撑是不合理的，相关人员必须深刻反省，重视年龄层次结构问题，积极提高档案管理工作人员的薪酬待遇以及福利条件，吸引年轻血液加入。另外，从调查分析报告中不难发现，不仅仅是年龄问题，档案管理部门的学历层次结构也存在不合理之处。在所有档案管理工作人员当中，本科学历仅占总人数的55.78%，这也是限制人事档案管理工作快速发展的瓶颈之一。部分档案管理工作人员由于没有经过系统化的档案专业学习，又缺乏互联网相关知识和计算机信息技术，其档案管理工作创新步伐走得较为缓慢。另外，档案管理人员也缺乏定期的培训，未能及时学习档案管理方面的最新理论知识，这也是阻碍档案管理工作发展的原因之一。

同时，由于档案管理部门不属于单位的核心部门，所以职工跳槽离职率较高，档案管理队伍“动荡不稳定”。很多人都把档案管理部门作为“工作跳板”，一旦有了更好的晋升空间就会离开档案管理队伍；在工作期间也不思进取，以完成工作为基本原则，缺乏工作热情、创新思路与想法。而且，他们还把更多的时间用在了其他培训上，忽略了对本职工作的创新与学习，这也导致档案管理队伍整体业务水平不高。

另外，由于很多档案管理工作人员都是非档案专业出身，没有对档案管理理论知识进行过深入的学习与了解，所以在面对某些工作时做不到“得心应手”，于是只能敷衍应付了事。通过调查也不难发现，一些单位还存在档案管理工作人员身兼数职的现象，这也会让员工因“疲于应付”而出现工作效率不高的情况。所以，为了促进档案管理队伍的不断壮大与发展，档案管理部门一定要积极应对，利用引进人才的形式，构建一支专业的、业务能力过硬的档案管理队伍，从而不断提升人事档案管理工作的质量与效率。

促进人事档案管理工作质量提升的发展策略

（一）树立正确的档案管理意识

首先，档案管理部门要树立正确的意识，要认识到档案管理工作的重要性。档案关系到一个人的一生，所以对待档案信息一定要严格把关，认真核对档案内容，把好第一关。这样也会避免很多后期需要档案信息时，才发现信息不全，再去原单位补充信息的情况。在此过程中，人事档案管理工作人员一定要创新思想认识，与时代靠拢，积极将互联网相关知识与信息化技术应用到实际的档案管理工作中。只有与时代接轨，才能适应时代的发展需求，才能将档案管理工作真正落到实处。人事档案管理工作人员一定要不断创新与拓展工作模式与工作方法，发挥信息化档案的作用，要主动用专业的理论知识武装头脑，这样才能充分发挥人事档案管理工作的最大价值。

其次，档案管理部门应该加强对个人的宣传教育工作，要让个人认识到人事档案的重要性。人事档案就像一个人的名片，可以让别人对这个人有一定的了解。最重要的是，人事档案也是个人职称晋升、出国留学、工龄计算、办理五险一金的重要依据与参考凭证。档案信息对于每一个人来说都至关重要，与每个人的生活都息息相关。所以，每一个人都要认真对待，要摒弃档案“无用论”。档案不仅仅是几张纸，它更是一个人的成长轨迹、成长档案。人们在面对很多“人生重要关口”时，是要以档案为基础的，所以每一个人都要树立正确的意识，积极配合人事档案管理部门，做好档案的接转与迁移工作。

（二）组织机构集中化，建立健全人事档案管理机制

首先，要实现人事档案管理部门集中管理，避免多部门管理，建立相对集中的专项人事档案管理部门。这样不仅可以最大限度地提升人力资源管理水平，还可以避免互相推诿，以及一个档案多个部门均有“管辖权”的尴尬局面。同时，档案管理集中化也会推动人事档案管理工作的发展。

其次，建立健全完善的人事档案管理机制，制定规范化的政策法规，保障人事档案管理工作有序进行。人事档案管理工作人员应该在继承与弘扬传统档案管理优势的基础之上，充分挖掘互联网大数据技术的效能，从而使新时代的人事档案管理工作更上一层楼。另外，人事档案管理工作人员还要认真学习《中华人民共和国档案法》等国家法律法规、政策文件，真正做到科学守法，遵章办事，以国家的政策和法律文件为依托，真正将国家的法律思想领悟到位，精准出击，争取让人事档案管理工作“百尺竿头，更进一步”，真正实现人事档案管理工作由粗放型向精细型转变。

（三）打造素质过硬的人事档案管理团队

任何工作管理的核心都在于“人”。任何工作的发展与壮大，都离不开人。“人”是企业生存与发展的源动力。所以，发展高素质人才，打造一支素质过硬的人事档案管理队伍是人事档案管理部门开展工作的首要任务。人事档案管理部门不光要将员工培养成具有职业素养与职业道德、有责任心、工作认真负责的人，还要让其具备创新能力；要打造一支专业化的、由“精兵强将”组成的人事档案管理队伍，秉承“专业的人干专业的事”的工作宗旨与理念，努力提升现有档案管理队伍人员的专业能力。一方面可以“引进来”，不断吸收新的档案专业优秀人才。通过高水平专业人才的输入，充分发挥档案专业人才的优势，提升人事档案管理工作的效率，为档案管理工作添砖加瓦。另一方面，让现有档案管理工作人员“走出去”，为他们安排定期培训，提高现有人事档案管理工作人员的档案管理知识广度与专业深度。总之，人事档案管理工作人员在开展工作时一定要紧跟时代主旋律，积极提升自身业务能力，不断学习与钻研，成为人事档案管理工作的前沿。

（四）创新新时代人事档案管理模式

在新时代背景下，改变过去人事档案“神秘化”、不向个人开放的错误观念，逐步建立开放式的人事档案管理新模式。这种新模式，是建立在社会主义市场经济背景下的，是时代发展的必然趋势。

建立开放式的人事档案管理模式，可以让个人对自己的档案有一个全面的了解。无论出现什么问题，都可以及时查漏补缺，以免因时间久远出现档案信息丢失无法补全的情况。

建立新型的人事档案管理模式，有助于树立人事档案良好形象，满足个人及单位查询档案的需求。档案管理部门一定要树立档案行业新形象，展现出不一样的态势，真正构建新时期新要求，具有划时代意义的、崭新的档案工作新模式，全面推动人事档案管理工作的顺利推进与蓬勃发展。

在信息化时代背景下，档案管理部门在完善纸质档案规范性与完整性的基础上，更要充分发挥电子档案信息库的巨大优势。首先，档案管理部门要积极构建人事档案信息数据库，以便用人单位以及有需要的公众随时查阅信息。其次，档案管理部门要摒弃人事档案“神秘化”的错误理念，可以将不涉及个人隐私的档案信息内容上传到信息平台，供有需要的单位或者个人查阅。这样，个人的非隐私信息公开化、透明化，也会让一些“别有用心”的骗子无处遁形，无法利用档案的不透明性伪造、夸大个人的真实信息。现在有很多人错误地认为单位调取个人的学历信息、高考成绩十分困难，所以在找工作的时候伪造学历证明，试图蒙混过关，获得与其个人能力不匹配的高薪与职位。针对这种情况，档案管理部门要努力让信息更加透明，让犯罪分子无处遁形。最后，档案管理部门要建立与用人单位之间的沟通与合作，全力配合用人单位做好档案的查阅和核查工作，提高档案管理工作的实效性。

随着时代的发展，人事档案管理工作的环境与要求也发生了根本性的改变。因此，人事档案管理部门必须准确把握时代的最新发展趋势，在新时代的背景下，针对传统问题进行深入的剖析与研究，找出问题，分析成因，继而寻求最为有效的人事档案管理发展办法。人事档案管理工作人员更要转变思想观念，用崭新的思路看待工作，推陈出新，与时代接轨，争取为人事档案管理工作的发展交上一份令人满意的答卷。

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