大数据背景下档案的管理与利用探究

大数据与电子档案

大数据背景下档案管理工作现状

信息可用性降低

信息时代，电子档案的数量大幅增加，这使得档案管理事业的发展面临新的挑战。由于档案信息的来源日益丰富，因此，在查找相关数据时，需要在海量信息中通过层层筛选才能满足人们的实际需要。而且，筛选的任意一个环节出现问题，都可能造成信息数据不符合人们的应用要求。

数据量增大

大数据时代，人们已经开始将纸质档案转化为电子档案，这在一定程度上大大扩展了档案存储空间。同时，因为电子档案不需要占用实质存储空间，所以各部门在工作过程中，可以将每部分工作形成档案资料并保存下来。以最常见的企业人员信息管理为例，由于各行各业在招聘、办公的过程中会形成大量的信息，需要全部录入并完成大数据跟踪，会使基本信息量进一步扩大，而且在数据共享时还存在一定的复杂性，所以在当前阶段，档案存储系统要确保可以有效容纳大量的数据信息，这导致数据库系统的建设成倍数增长。而面对如此巨大的数据管理工作量，必须全面加强对数据库系统的有效构建与应用，不然就无法保障大数据档案管理工作的全面开展。

数据种类增多

互联网信息时代的到来改变了传统档案采集与管理的方法，当前数据来源极其广泛且种类繁多，这就导致档案既有非结构化的信息，也有高度结构化的信息。大数据背景下，电子档案和常规纸质档案也存在明显差异，即能存储声音、录像文件也能扫描各种纸质档案，并利用互联网信息技术将其存储到电脑访问记录中，突破了传统档案管理模式的局限。大数据背景下，采用科学的管理方法可以使管理人员能够更有针对性地选择档案存储类型，这就要求档案管理人员必须具有较强的信息分类与应用能力，能够挖掘已分类的信息价值。

档案管理的概念及优势

档案必须具备以下三个特征：原件性、凭证性、价值性。而电子档案指的是“按照档案管理的有关要求，有针对性地留存出来的且有着特定使用依据、含有历史内容、采用特定方式封存的电子文档”。这一概念也表明电子档案必须是经过存档的电子文档、并且必须具备原数据、认证数据和历史数据等一系列特征。

现在，电子档案的管理部门已经普遍把对全过程的管理和前端的控制理论原则视为电子档案管理部门的重点。但是从实际情况来看，不管是对全过程的管理还是对前端的控制理论，在现实工作中都难以实现。在大数据时代，档案管理的原则就是尽可能地关注电子档案管理工作的整个流程，让电子档案保留其相应的原始性、价值性、凭证性。

运用大数据技术进行档案管理的优势

首先，提高了工作效率。电子档案可以大大提高档案管理工作的效率。利用计算机进行档案管理能够节省工作时间，从而有效提升工作效率，这是现阶段档案管理数字化的重要趋势。第二，档案的准确性更高。利用电子存储可以保证档案的严谨性。只需要通过智能检索软件查询所需要的档案，不但能够让审查过程更迅速、更简单，而且可以有效防止在查询过程中对档案资料的信息变更，从而保证了档案的准确性。第三，利用电子存储可以方便对档案信息进行查漏补缺。在检测档案是否存在信息缺失情况时，必须采用人工方式对电子档案进行解压并采用传统的档案管理进行审核，工作人员可以直接在相应的系统中修改电子档案，使工作效率更高。其四，规范化管理。通过电子存档并利用计算机进行编制规范，对档案进行自动化保管，可以使档案存储过程更为合理、更加规范，不但显著提高了档案管理工作的效率，而且减轻了管理人员的压力。

大数据背景下档案管理工作的变化

档案管理机制更加复杂

传统的档案管理工作只是把档案资料根据不同的类型进行细分，为管理和利用提供方便。在大数据时代，数据信息十分丰富，数据类型涵盖了结构化数据与非结构化信息，特别是非结构化的信息随着网络的发展呈现出几何式的增加。档案管理较以往更为烦琐，海量信息也更为复杂。所以，传统的档案管理方法已不适合大数据背景下的档案管理工作，这要求档案管理人员必须要具备一定的大数据基础知识和使用技能，注重对信息的搜集和梳理，可以有效地甄别出有价值的大数据信息，从而进行档案管理工作。

对档案管理人员提出了更高的要求

传统的档案管理工作只要求档案管理人员掌握相关档案管理方法。在当前大数据背景下，档案管理人员所面对的信息内容越来越多元化、海量化，数据信息的管理方法也越来越复杂，这对档案管理人员提出了更高的要求。除了基本的档案管理方法之外，还必须熟悉计算机和有效整合、检索资料等技术。因此，为了更好地进行档案管理工作，档案管理人员必须及时掌握最新的专业知识以及新技能，提升自己的专业技能和逻辑思维，提高业务能力，以应对信息时代的新挑战。

对档案管理的安全性提出了更高的要求

大数据背景下，数字化档案管理虽然使管理工作效率更高，但同时也增加了档案信息泄露的风险。所以，档案管理的安全性是档案管理工作的一个关键内容，特别是那些价值很高的重要档案，更要确保其安全。档案管理人员在管工作过程中要有安全意识，保障档案的安全性，还要建立完备的智能安保系统，制定应急预警制度。

大数据背景下档案管理和利用的问题

电子档案管理软件不统一

目前，电子档案管理系统快速发展，几乎全国各地各机关都构建了相对完备的电子档案管理系统。但是，这些机关所采用的电子档案管理系统软件的计算机结构并不统一，这直接造成无法在电子行政系统和办公自动化系统中开展统一的档案管理工作。同时，电子档案数据也很难实现跨地区跨部门共享，不利于电子档案价值的发挥，降低了电子档案的利用率。在电子档案管理系统的应用中，有必要建立统一的管理规范条例。不过，由于目前的电子档案管理仍缺乏系统标准化管理，电子档案管理与档案数据管理系统软件的研制工作仍没有统一的规范，对档案数据的建立与共享机制也产生了较大的影响。

电子档案管理保密性较弱

在大数据背景下，传统的纸质档案逐渐转化为“无纸化”电子档案。尽管这一方式能够防止一般火灾、洪水等自然灾害所带来的损害，但在当今开放的网络环境中，数据流的大量产生导致数据间的联系也越来越紧密，因此电子档案也很容易遭到外部入侵，甚至遭遇恶意网攻击，其中以黑客攻击和病毒攻击较为普遍。为了防范这类威胁，大部分公司都采购了防火墙和防病毒管理等软件，同时也要及时更新病毒数据库以及自动更新补丁操作系统，为电子档案管理提供必要的安全保护。

电子档案管理标准比较低

在大数据时代，各种数据信息的收集、传播与发布越来越便利。在市场经济利益的驱动下，信息内容更加丰富，数据分析技术不断发展。在大数据背景下，电子档案管理目前为止仍然未能建立一个相对规范的标准形式。各地档案保护的内部网络标准各有不同，完全无法用一个规范形式来对电子档案管理工作实施标准化管理，这就造成了电子档案管理工作标准过低，削弱了电子档案管理人员的积极性，也降低了电子档案管理的效能。这给档案的共享带来了困难，降低了电子档案的共享性。

大数据背景下档案管理的发展策略

加快档案管理信息化建设步伐

近年来，随着网络技术的快速发展，特别是数字化信息时代的到来，档案管理方式发生巨大变化。人们越来越意识到档案信息在日常生活和工作中的重要性，对档案信息资料的需求也日益增大。但是，对档案信息资源的管理和有效利用往往受多种因素的影响。为此，有必要建立一个综合的电子档案系统，以突破“信息孤岛”，利用“云计算”和RFID技术，整理档案信息资源。在大数据环境下，档案管理信息化建设成为电子档案管理发展的关键，并将有效克服当前数字化档案管理所面临的困难。

为了进一步推进档案管理信息化建设的进程，可以利用大数据技术实现档案共享，即通过搭建档案数据资源整合共享系统，并运用云计算、语言数据分析、可视化等技术及信息挖掘方法，实现对档案数据信息的有效集成，并在大数据背景下运用数据挖掘手段推进档案数据资源整合过程。所以，档案管理人员应利用自己的专业知识，主动接受外界的挑战，并针对当前档案信息资源整合的特点，提升自身档案信息资源管理能力。在大数据时代，更好地服务客户，实现了档案信息资源的增值。

强化“大档案”观念，做好档案管理工作

“大档案”一方面是指把各类具备保存价值的历史资料进行统一集中管理，多档一体，做大做强的综合归档；另一方面则是指超越传统意义的归档范畴，为了适应历史大量化、复杂性、价值密度高等的特征，人们不再特意明确何种历史记录具备保存价值，而是尽可能地全面搜集和存储历史数据。

随着计算机技术的发展与广泛应用，网络系统不断集成融合，大数据归档，海量存储更加方便，但同时，海量数据中什么文件可用，什么时候可用几乎是无法精确预测的。在这些情形下，有关部门必须要建立“大档案”观，尽量全方位地收集保存生产经营活动和企业管理等各方面的真实历史记录，进行统一集中管理，以准确无误地记载并实现全面覆盖；为科学生产、创新发展提供尽可能翔实的历史资源。

实现电子文件归档和电子档案管理

首先，应大力推动无纸化办公，实现电子文档从生成、校核、审查和签发全过程的无纸化流动，并通过电子签章等重构操作环节，处理好“签字”“报审”和中断无纸化办公的主要问题，以保证原有电子档案的真实性。

其次，仔细梳理电子档案资料管理的基本要求和标准，明确各行业部门档案资料的存档范围和保存时间，并明晰存档范围和接受条件，以确保存档或接受的电子文档和原资料真实有效、收集完备、整理规范、编号正确、形式合理。

最后，在档案管理的信息化建设过程中，把电子档案管理整合到各项业务管理网络系统中，统一进行电子档案资料的前端管理，以完成各种电子档案和原资料的网上存档。通过构建一体化的内部管理系统，利用内部管理系统进行档案管理系统和各业务管理系统的信息整合与共享，促进档案管理和办公自动化、产品控制、项目管理等多系统的实现与整合，同时进行逻辑存档和物理归档。

在当前大数据背景下，为了确保档案管理和服务工作能切实推动各项工作的开展，一定要意识到当前大数据环境对档案管理工作带来的巨大影响，紧跟时代发展步伐并做出有效调整，由此充分发挥档案的信息价值，从而促使档案管理工作更具有时代特征，进而实现新时期档案管理工作的全面发展。

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