新常态下做好城建档案业务指导工作的几点思考

随着我国经济的发展，城市建设活动不断推进，其决定了我国城市发展的历史风貌，也在一定程度上决定着城市建设的内容和发展趋势。由此可见，我国城建档案资源发展时间比较长，其是我国优秀城市文化的重要组成部分，是国家档案十分重要的内容。

城市建设中城建档案的功能分析

为城市建设提供数据支撑

在目前的现代化城市规划中，住房和城乡建设部一般需要根据以前城建档案中的城市规划方案或者其他相关城市方案制定城市建设规划，进而研究分析城市规划建设方案的可行性，比如在城市建筑施工的过程中需要注意的事项，如施工是否在预算范围内，考虑该问题时通常会参考一些其他城市成功的城建案例，同时应该召开研讨会，多征求专家的意见和建议，从而确定该项目是否具有可行性。因此，城建档案可以为城市重大决策提供一定的参考价值和相关的数据支撑。

保证城市重大项目建设

在一些重大建设项目施工前，需要根据规定在行政审批部门或者住房和城乡建设部开申请报告，获得批准后，及时检查建设单位的资金、工作人员以及工作场所等相关事项，并进行存档。同时，项目检查报告、分项验收报告、隐蔽工程验收报告、竣工验收报告等必须第一时间在城建档案管理部门进行归档，这些档案在企业资质申报、工程评优、业绩考核时都会被用到。此外，城建档案是评估参建单位实力和信誉的重要参考材料。根据前文分析，城建档案的妥善保管可以推进城市建设工作不断发展。

我国城建档案管理面临的挑战分析

城建档案管理规划设计不够科学

在档案管理工作中，必须进行长期的规划设计，但是当前我国城建档案管理并未结合实际情况制定长期规划，只是确定了短期的管理体系。目前，大部分档案馆没有意识到信息时代要运用科技做好档案管理工作，也没有对档案管理信息化建设给予足够的重视，对档案管理工作缺乏合理规划。

城建档案管理人员服务意识较低

档案管理工作的特征之一是服务性，然而通过调研可以看出，诸多档案管理人员缺乏服务意识，一些管理人员对档案管理工作了解甚少，并且对自己的工作职责也缺乏清晰的了解，岗位意识较差，工作态度不认真，这给档案管理工作带来一定的负面影响。

城建档案管理形式需要完善

传统的城建档案包括纸质材料、图片和音像等。目前在档案管理中还存在一些问题，比如，如何对档案进行合理保存。随着信息化技术的不断发展，如何将原始档案资料转变为数字档案资料是当前需要思考的重要问题。同时，一些档案馆缺少规范的档案管理工作制度，造成档案在长期保存中存在很多问题。一些档案馆的档案管理缺少统一规范和流程，容易在档案管理过程中出现档案管理质量和效率达不到要求的问题。

城建档案收集难度较高但是利用率较低

在城市的规划建设中，相关单位需要在工程竣工验收后的六个月内把与工程相关的档案材料等递交到建设主管部门。根据目前的实际情况，由于参与相关工程建设的单位较多，其对档案管理的认知程度还不够，所以不会将竣工档案提交给建设行政管理部门，相关部门对城建档案管理的宣传力度不够，造成城建档案收集存在很多问题，并且档案利用效率也比较低。

城建档案业务指导工作存在的意义

城市规划及建设需要将比较精准的档案数据作为支持，从而对工程项目的规划、建设作出指导。目前的城市建设工程具有周期长、规模大等特征，只有提高城建档案资料的完整性和规范性才可以确保其可以被科学使用，从而发挥出其重要作用，进而推进城建档案业务指导工作的开展，并对建筑工程等学科起到指导作用，逐步提升档案数据的合理性和精准性，不断推进工程建设发展。与此同时，加强档案业务指导工作可以确保施工过程有序推进，提升工程整体质量。

创新城建档案业务指导工作的措施

树立服务意识，积极开展档案业务指导工作

有关部门在推进施工的过程中，还要推进工程资料准备工作同步进行，然而目前城建档案归档工作是在建筑工程完全竣工后进行的。根据规定，工程竣工档案应该及时移交城建档案馆进行保存，但是一些建筑工程一般在竣工一段时间后才会将档案移交，这很容易导致城建档案不完整，进而难以推进后续的管理工作。为了避免出现上述问题，城建档案管理工作人员必须在实践中不断总结经验，树立积极向上的服务意识，逐步提高自身工作的主动性和积极性，如此才能有序推进档案业务指导工作。

在工程建设项目动工前，档案业务指导工作人员应该同施工单位保持密切联系，做好相关准备工作，并对工作的具体情况进行全面了解。要根据建设项目的地理位置及规模大小对工程整体情况进行分析，使档案业务指导工作具备一定的针对性和科学性。在实际施工的过程中，档案业务指导工作人员需要第一时间到施工现场做好跟踪和指导工作，加强对工程文件的编制，确保工程文件编制同工程施工进度同步推进，并对出现的具体问题及时整改。档案业务指导人员要提高工作积极性，确保工程档案资料可以被精准地纳入当地城建档案中。

做好城建档案的微观管理

要确保施工档案的真实性，对施工档案资料中的诸多科研成果和专题总结必须及时归档。要依照规范对档案进行管理，底图平放或者是卷放都可以，将其放在专用柜中进行保存。在使用档案的过程中，可以把档案资料复印多份并将其放在不同的资料室，提升档案利用率。

加强学习研究

加强学习研究，不断提高档案业务指导工作人员的工作能力。首先，档案业务指导人员应该深入学习专业管理知识，了解相关法律法规及政策，并将其作为档案业务工作的标准。与此同时，城建档案业务指导工作人员必须深入学习政治理论，精准把握档案业务指导工作的方向，及时发现日常工作中的问题，并合理运用理论知识解决问题，提升档案工作的规范性。其次，城建档案业务指导工作人员需要不断学习业务知识。随着我国科技和经济的发展，各种各样的社会实践活动层出不穷，多种类型的档案管理模式逐渐出现，因此相关工作人员必须学习和研究相关业务知识，创新档案业务指导工作，推进档案业务指导工作发展。最后，学习与档案管理相关的知识，档案是对社会实践活动的记录，不同类型的档案具有不同的特征，因此，档案业务指导工作人员必须系统加强对基建、科研、财务、行政等多领域知识的学习，精准把握不同类型档案的特点。

目前，一些城建档案部门会定期组织档案业务指导工作人员加强学习《中华人民共和国档案法》以及其他与档案管理相关的法律法规。通过了解城建档案管理的整体状况，同时借鉴一些其他行业档案管理的成功经验，进而构建符合城建企业特点的档案管理工作指导模式。

新形势下，档案管理工作逐步朝着信息化方向发展，城建档案业务指导工作人员的专业技能水平也提升。城市施工企业的档案业务指导工作人员必须积极改变自己的思想认知，逐步提升工作积极性，深入研究档案管理的规章制度，不断学习数据库、CAD、CAM以及图形图像处理技术，进而了解并适应全新的档案管理模式，推进档案业务指导工作不断发展。

做好部门沟通工作

要有序推进城建档案业务指导工作，使各个部门及企业可以正常交流和沟通，提升部门的协作能力，避免出现信息孤岛现象。通过各个部门的协作，提升档案信息的安全性，并提升档案资源的利用率。在具体的工作中，城建档案业务指导工作人员要全面掌握城建档案的验收制度及相关要求，确保工程档案可以第一时间入馆存档。还要加强对项目信息的管理，提高部门沟通效率，及时解决档案管理工作中存在的问题，实现多个单位之间的协调管理，使各个部门可以精准了解档案工作的具体要求。城建档案业务指导工作人员要通过多渠道加强对城市建设情况的了解，进而提高档案业务指导工作的科学性和准确性，使档案管理理念可以适应当前时代的发展要求。

注重典型示范功能的发挥

在社会发展中，城市重点工程项目对社会发展有十分重要的影响和作用，有关人员必须充分认识到重点工程项目的意义，发挥重点工程的示范作用，从而促进城市发展。加强各个重点工程项目的合作，提高对城建工程的重视程度，提升整体工作效率。首重点工程项目所涉及的范围比较广，施工人员数量较多，容易增加管理难度。因此，在实际管理中必须选择专业人员进行现场指导，做好档案监督和检查工作，确保档案可以第一时间归档，推进档案业务指导工作顺利开展。在一些城建项目中，必须花费大量的时间和精力做好档案业务指导工作，并且要挖掘一些有价值的档案信息。要充分发挥城建档案业务指导工作人员的典型示范作用，进而提升人们的档案管理意识以及城建档案部门的社会影响力。

做好城建档案管理服务信息化建设

第一，目前城建档案馆需要加快推进馆藏资料的数字化建设工作，一方面可以实现传统纸质档案的数字化转换，另一方面需要对原始电子档案进行收集、管理以及综合利用。

第二，政府需要加强对城建档案信息化建设的经费投入力度，购买先进的数字化设备，提升人员的数量和质量，做好年度总结工作，逐步加快档案信息化建设的步伐。

第三，扩大电子档案的宣传范围。《中华人民共和国档案法》充分肯定了电子档案的法律效力，使公众可以意识到电子档案的重要性，提升电子档案的利用率。

第四，实现城建档案信息共享。《中华人民共和国档案法》中显示了我国力图打破地域及部门之间的限制，逐步做好电子档案的共享应用等工作，一般可以选择通过特定网络对城建档案信息进行传输，促使公众可以上网查询目录。各个地区的城建档案馆必须将城建档案信息做好联网工作，可以设置跨网查询利用系统，并且同其他机构的网络数据进行互联，使全国范围内网络数据进行互联，实现不同地域的信息共享。

根据前文所述，为了逐步完善城建档案业务指导工作，首先，应该适应当前时代发展的需求，解决目前档案业务指导工作存在的问题，使用信息技术和信息平台对城建档案进行管理，逐步完善档案管理体制，从多个方面对城建档案和业务指导工作进行检查，不断推进城市建设跨越式发展。其次，应该严格依照规章制度做好档案业务指导工作，对城建档案进行全面监管。最后，作为档案管理人员，需要结合实际情况，创新工作方式，充分发挥自身优势，逐步提升档案业务指导工作的效率。