信息时代高校档案管理工作面临的问题及对策

摘要：随着信息化发展的持续深入，高校必须积极推动档案管理工作向信息化融合的转型与创新。现分析高校档案管理工作的现状及存在的问题，并提出通过建立健全档案管理体系，转变档案管理理念，优化软硬件支撑，规范信息化标准，重视档案信息安全和提升管理人员专业素养等方式，推动高校档案管理工作的信息化转型。

档案是高校工作顺利推进的重要保障，也是保存科研资料和人事资料的必要举措。随着信息化的持续深入，高校必须响应时代发展和国家战略要求，积极推动档案管理工作的信息化转型，兼容数字化、信息化和智能化等新的发展方向，科学分析当前高校档案管理工作存在的问题，并提出有效的应对举措。

从档案管理的实际工作来看，高校档案管理工作需要在收集学校管理人员基本信息、理清责任链条、强化制度管理和保障关键资料安全的基础上，详细梳理档案内容，形成能够适应精细化管理和高效查阅需求的现代档案管理体系。信息技术的发展为高校档案管理工作的集约化、精细化发展提供了有力支持，高校可以搭建专业的管理架构，从可持续利用和安全存储等角度，最大限度地发挥高校档案的实际价值，还可以基于服务性和政治性等考虑，分类归档资料内容，对不同性质和价值的资料采取差异化的管理举措。

信息时代的发展为高校档案管理工作带来了新的挑战，也为其提供了更高效的应用工具。随着信息化建设与高校基础设施建设的深度融合，高校档案管理信息化转型也成为教育资源信息网络构建的重要组成部分。全国高校高度重视档案管理工作的信息化改革，高校档案管理工作也发挥着越来越重要的作用。

例如，近年来，国内高校与国际院校的学术交流和人才合作培养，已经基本实现了信息化互通和无纸化文件资料传输，档案管理信息化改革为国内高校加强国际学术交流和专业人才培养提供了更为便捷的途径；此外，国内毕业生就业推介、科技成果转化、咨询服务、出国留学档案和管理服务信息查询等多元化的档案管理要求，也使高校档案信息量快速增长。未适应提升管理效率并增强办学活力的显示要求，提升学校办学硬实力与软实力的信息化改革备受高校关注，信息时代，高校档案管理工作的转型对高校各项事业发展具有不可替代的作用。

当前，国内高校在档案管理工作信息化转型方面做了很多努力，但仍存在一些问题，包括档案归档水平较低、缺乏信息化管理意识、信息化管理软件缺乏通用性、信息化标准不统一、安全保障体系不完善和人员专业素养不足等。

当前，国内很多高校对于档案管理的完整性和统一性缺乏足够的重视，多侧重于教学过程的推进和科研成果的获取，重视教学和科研工作，忽略档案管理工作的重要性。部分学校的管理层认为方案管理工作对于高校工作和学校的运营发展无足轻重[1]，因此并未重点关注档案管理工作，甚至出现降低工作标准，减少经费支持，抽调人力等现象，间接导致了高校档案管理工作基础设施设备不完善和信息化转型困难等现实问题。

就当前高校档案管理工作的推进状况而言，很多高校将档案管理工作与图书馆工作合二为一[2]，要求图书管理工作人员在完成本职工作的基础上兼职完成档案管理工作，在常规巡视和日常考核层面缺乏正规的流程设计与真实的管理情况数据反馈，暴露出关键文件不全、缺少评估记录等问题。

进入信息化时代，缺乏资源支持和人力保障的高校档案管理难以快速适应信息化转型的现实需要，整顿当前档案管理工作存在的问题，构建面向未来发展的信息化档案管理模式，对高校而言是一个不小的挑战。

目前，国内高校档案管理工作大多仍采用纸质档案归档方式，其归档的完整性和有效性存在一定问题。面对信息化快速发展的新时期，高校档案管理需要创新多种形式载体，并在传输模式、管理策略和考核机制等方面加以创新，使高校档案管理体系适应时代发展需求。考虑到高校管理工作的业务性和政治性较强[3]，很多高校在设置档案管理工作岗位及日常运营档案管理工作时，通常侧重于基础资料归档等基础工作。但是，在提升工作人员管理意识、营造积极的工作氛围、加大资金投入和信息化资源支持等方面，仍缺乏有效的管理措施和统一集中机制。

此外，在高校档案管理工作中，传统管理模式仍占据主流，档案管理信息化转型进程相对缓慢，大量数字化的档案信息难以实现实时更新和完整存储。档案管理人员缺乏信息化管理意识，导致当前高校的档案管理工作难以实现创新性转化与发展，其服务于经济社会发展的功能难以有效发挥。

从软件支撑层面来看，数字技术冲击着档案管理工作的传统模式[4]。当前市场上已经出现了面向高校档案信息集成管理与信息化资源整合需求的系统软件，需求分析及搭建软件框架的功能可以满足高校信息化档案管理的基本要求。此类软件还能整合历史档案信息，满足高校科研、对外交流、人员培养和学科深化发展等需求。

但是，当前档案管理相关软件只能提供基础服务，难以与学校的政务网站、日常管理系统和自动办公系统等形成一体化的接入口径，这就导致高校不同部门和不同专业人员在获取信息、集成处置和参数调整等方面有一定难度，只有接受专业的信息培训才能灵活运用电子软件。同时，此类档案管理软件缺乏通用性，在一定程度上限制了高校档案管理工作的信息化转型。

从高校档案管理工作的统一标准与信息化管理机制构建来看，当前高校在网络建设和档案信息系统集成等层面仍采用不同的管理策略。受历史档案完整性、档案管理传统机制、信息收集与处置效率和专业人员配置等条件的限制，很多高校难以形成统一规范的档案管理信息化标准，导致档案信息工作的规范性、服务和共享等方面仍存在较大问题。

信息时代的快速发展在方便人们日常生活的同时，也造成了信息泄露和信息安全等方面的隐患。具体到高校档案管理工作中，信息技术能够提升档案管理的效率，但也可能带来造成重要资料泄露、信息设备故障，信息安全性难以保障等问题，一定程度上影响了档案信息的完整性和安全性。

现代信息技术和高校档案管理架构的有效融合满足了高校档案管理信息化的需求。但部分高校出于安全性考虑，仍保留了传统的人工管理模式，并在探索电子档案和传输共享模式等方面不断积累经验，以期最大程度降低安全隐患并提升信息安全保障。

当前高校档案管理工作通常由图书馆行政岗位人员兼任，普遍存在工作人员年龄偏大、专业素养不足、人手配置有限等问题，有的甚至未接受过专业的档案管理培训，仅靠个人经验积累和主观判断完成档案的归档、资料填写和信息整合处理等工作，导致出现档案管理不规范、归档错乱和信息错误等问题。

在信息化快速发展的新时期，大部分高校档案管理人员难以实现传统思维向信息化思想的快速转变，在日常软件应用、工作方式转变、科学流程安排等方面仍存在一定困难，使得高校档案管理工作的信息化转型受到一定阻力。

针对信息时代高校档案管理工作存在的各项问题，本文从以下六个方面提出相应的优化策略。

当前，在沿用传统档案管理模式背景下，高校档案管理难以在短时间实现档案信息化对接与模式转型。循序渐进地推广信息化工具，不断累积经验，构建符合本校实际的信息化档案管理体系，是高校推动信息化档案管理转型发展的有效举措。

具体而言，高校应搭建科学系统的档案管理体系，完善工作流程，并将责任划归到具体工作部门，根据具体环节要求逐步引入科学的管理方法，要求经办人员完成工作留痕，并统一规定归档时限和分类目录要求，以便在全面记录收集信息后完成定期汇总评估工作，为后期资源支撑和工作方向调整提供完整有效的基础数据。

在上述工作推进的基础上，高校也要基于本校档案信息资源和其他学校进行跨校合作，构建档案管理信息数据库，将庞大的档案信息逐一对应到不同的类目和不同要求的管理项目下，运用信息技术实现数据的自动归集和处理，最终形成有效的信息库系统集成策略，构建全面的信息化档案管理体系。

在高校图书档案管理结构方面，需要专门机构和专业人员负责高校档案管理工作，帮助高校构建信息化档案管理工作体系，节省高校在档案管理信息化探索方面投入的人力和物力。此外，高校也要将档案管理工作作为新时期高校管理的重点工作，在校内重要会议、科研课题审批、关键课程设置等方面增加信息化档案管理的相关内容，帮助全校师生认识到档案管理工信息化的重要性，发挥其对个人成长、学习成果获取、就业拓展和跨校合作交流等方面的重要作用，引导全校师生主动参与高校档案管理信息化转型工作。

高校档案管理部门应积极运用先进技术，加快实现信息化管理以此提高档案信息检索效率与水平，并通过信息技术、网络平台实时传输档案信息，保证信息资源的远程传输和实时共享。

在开展档案管理工作的具体过程中，高校也要逐步构建统一规范的管理体系。基于现代信息技术，高校档案管理工作的归档内容应涵盖纲领性文件和细则文件，在此过程中高校档案管理人员也要强化岗位责任意识，严格落实执行具体档案管理信息化标准。同时，高校还要明确各部门、各岗位权责，实现档案管理工作流程到部门、责任到人和归档到板块的系统构建，提升每一个档案管理人员对档案管理工作的重视；并运用绩效考核机制约束档案管理相关人员，规范高校档案管理的信息化标准。

高校必须高度重视档案管理信息安全问题。具体而言，高校可以与市场化专业服务机构合作，共同探索科学的档案管理模式，建立健全数字化档案的安全系统和完善多层核查的数字信息资料归档流程，通过加大资金和技术支持力度，切实构建起能够保障高校档案管理信息安全的信息管理系统。此外，高校也要完善档案信息安全的配套机制，通过构建安全环境、科学流程设置、归档责任排布、安全规章制定和安全观念宣传等方式[5]，提升档案管理相关工作人员的安全责任意识，引导其不断完善档案信息安全的工作流程并强化档案安全风险的查找与管控，以此提升档案管理信息的安全性。

同时，高校也要重视档案管理人员专业素养的提升。一方面，高校可以通过跨校调研、专业人才引进等方式，引导档案管理人员树立爱岗敬业的责任意识，以实事求是的工作态度完成档案管理工作，解决信息时代高校档案管理工作面临的各项问题，推动信息化档案管理转型不断深化。另一方面，高校也要重视提升档案管理人员的专业素养。高校要鼓励专业人才不断提升自身综合素养，重视档案管理人员和其他专业院校的沟通交流，积极参与社会实践活动，增强专业知识储备，不断学习档案专业知识，提升档案管理能力，还可以定期组织专业技能培训，让档案管理人员了解信息技术在档案管理工作中的优势，并通过专业考试引进专业人才，定期开展学习交流与培训等方式，提高高校档案管理人员的专业素养、信息化水平以及档案信息安全意识等。

总而言之，面对信息时代对高校管理工作提出的新要求，高校需要重点关注档案管理工作需求的变化及存在的问题，通过构建全面科学的档案管理体系，转变档案管理理念，优化软硬件支撑，规范档案管理信息化标准，重视档案信息安全和提升管理人员专业素养等方式，提升档案管理工作质量，实现高校档案管理信息化的转型发展。

参考文献

[1]卓小柳.数字化转型背景下高校档案信息化建设与服务创新研究[N].山西科技报,2022-07-25(B07).

[2]张胜.高校人事档案管理信息化建设与研究——评《高校人事档案管理实务与创新》[J].科技管理研究,2022,42(02):251.

[3]杜娟,刘永兴,黄余.信息化背景下高校档案管理工作发展困境与对策研究[J].黑龙江人力资源和社会保障,2021(18):52-54.

[4]杨雯,刘少朋.信息化背景下高校档案工作管理体制变革与服务模式创新——基于“互联网+”概念[J].机电兵船档案,2020(05):88-91.

[5]刘丽燕.“互联网+”背景下职业院校档案管理工作转型升级发展的路径研究[J].南方职业教育学刊,2022,12(06):104-109.