高校人事档案管理信息化建设

当今社会的信息技术日新月异，加快了社会各行各业升级迭代的速度。高校的档案管理工作也应当紧紧抓住信息技术迅猛发展带来的契机，重视人事档案管理信息化建设工作，推动传统档案管理向信息化档案管理转型。现针对高校人事档案管理的发展，以及开展信息化建设给高校人事档案管理工作带来的重要影响，从不同方面提出开展人事档案管理信息化建设的相关措施，以期为高校人力资源管理工作出谋献策。

信息化时代下，管理信息化是人事档案管理的必由之路，是新时代人事档案事业发展的必然趋势。人事档案管理在高校的教育管理工作中占据着举足轻重的地位。实现人事档案管理的信息化不仅是对高校行政工作提出的新要求，也是信息化时代背景下实现高校办公自动化的一个关键环节。推进高校人事档案管理信息化进程，符合档案管理科学化、现代化的发展趋势，对于改善人事档案管理，提高工作效率具有重要的现实意义。

      高校人事档案管理的建设与发展

      高校人事档案

人事档案是组织、人事等部门在人事管理活动中形成的，是为组织和人事工作服务的。其能够真实地反映出相关人员的个人能力以及工作表现，常用于记录个人工作经历、考核评价等。高校人事档案囊括了全体教职工的个人履历、学历情况、教学经验、科研成果等信息。高校管理者可以通过浏览人事档案获悉教职工的综合业务水平，以此作为后续人才选拔以及教学工作安排的参考依据。

      高校人事档案的发展

高校人事档案是组织对相关职工进行任职考核的重要依据。高校人事档案管理是否与时俱进，关系着高校教学工作是否能有序开展。

中华人民共和国成立之初，由于尚未制定相关的管理制度，高校的档案管理一度陷入困境，甚至丢失了不少珍贵的资料。从20世纪90年代开始，各大高校在档案管理方面的工作成效已经有了质的飞跃，尤其是在人事档案管理方面，从分散化走向了集中化，从清一色的纸质档案管理到如今纸质、电子档案管理并存发展。在信息化时代背景下，高校人事档案管理的模式受到互联网信息技术的影响，并以“服务网络化，管理高效化”为管理目标，为高校人事档案管理从传统纸质管理模式向数字化管理模型的转型打下了坚实基础。

      高校人事档案管理信息化建设的重要价值

      理论价值

在信息大爆炸背景下，世界已经进入了知识经济时代。作为知识信息的聚集地，高校源源不断培养的大批优秀人才是知识经济重要的人力资源。因此，推进各大高校人力资源管理的创新发展，是我国实现社会信息化的有效途径[1]。

随着课程改革的持续深入，国内各大高校的教学管理模式发生了翻天覆地的变化，高校的人事档案管理工作急需找到一种更加高效的管理方式，推动人事档案数据的统一规范化，从而促进高校人力资源信息的有效共享，更好地处理日益剧增的人事档案信息。

由此可见，加强人事档案管理信息化建设工作，是知识经济时代赋予各大高校管理者的重任。

      实践价值

      有利于对人事档案实行量化分析

高校在开展人事档案管理工作中采用先进的信息化技术，不仅有利于稳步推进高校人事档案信息化进程，还可以增强档案管理工作人员的信息化管理意识，有效提高其工作效率，以及加快高校人事档案信息更新速度，有效提高人事档案管理系统的完整性。

此外，由于人事档案管理是一项复杂繁重的工作，且具有很多不确定性，这要求档案管理工作人员在日常记录人事档案信息时，必须确保所录入的信息是准确无误的，同时还要保证其具有时效性[2]。通过互联网信息平台，高校档案管理工作人员能够快速准确地完成对教职工学历、岗位、薪酬、科研绩效、培训经历等基础信息的采集工作，并在第一时间对相关的人事档案信息进行量化分析，为高校最大限度挖掘人力资源的价值，以及为高校实施人事变动决策提供有力依据。

      健全人事档案管理机制

信息化时代下，我国高校的教学任务与教学目标发生了变化，这要求高校人事档案管理工作必须与时俱进，作出相应的改变。长期以来，国内高校在加强师资队伍建设方面通常采用引进人才的方式，然而人才调动的过程过于烦琐，在办理手续期间容易出现纸质档案丢失、归档不及时等问题，破坏人事档案的完整性，降低档案资料的可利用率。

加强高校人事档案信息化建设，则能够有效避免传统纸质档案存在的问题。通过建立完善的人事档案管理信息化制度，加强人事档案管理工作的标准化及规范化建设，按部就班地开展纸质版档案数字化工作，将其录入、保存到档案管理系统。如此便能够大大降低主观因素给人事档案管理带来的消极影响，同时还可以避免传统纸质档案管理中可能出现的各种问题，有效提升高校人事档案管理工作的效率。

      提高流动人才的管理效率

近十年来，随着国家财政对高等院校资金支持力度的加大，各大高校进入了高速发展阶段，办学招生的规模也越来越大，高校与高校之间、高校与企业单位之间的交流互动越来越频繁。与此同时，每年都有大批毕业生走出校门，走向社会，这些人才的流动涉及大量人事档案的调出、转移等工作，在这个过程当中，或多或少都会出现档案信息失真、材料数据丢失等问题，给后续的人事档案管理带来了诸多不便[3]。

高校档案管理工作人员可以在人事档案管理信息化建设过程中建立一个关于流动人才的信息平台，实现对流动人才数据的传送、接收、处理等一体化操作，促进高校与高校、高校与企业之间的人事档案共享，充分发挥高校人事档案对流动人才管理的作用，有效减少人事档案在流动过程中出现的问题。

      提高高校教育、科研水平

现阶段，高校肩负着人才培养、科学研究、社会服务、文化传承创新、国际交流合作的重要使命。其中最有力的措施，就是打造一支实力过硬的师资队伍。而人事档案管理水平对师资队伍的建设有着重大影响。

从目前的情况来看，国内部分高校积极投入人事档案管理信息化工作中，并取得了一定成效。在信息技术不断发展的当下，档案管理信息化建设的效果也愈加显著。依托大数据、云计算、物联网等技术，对人事档案中教学、科研、培训等信息数据进行整合，并构建信息链，为高校优化师资队伍，提高教学水平，巩固科研成果提供有力的决策凭证。

      保障人事档案安全可靠

高校档案管理工作人员在开展人事档案管理工作的过程中，要确保档案的完整性和安全性。从安全性方面来说，通过高校人事档案管理平台，高校档案管理工作人员会根据不同的职能，赋予教职工不同的查档权限，对于哪些内容可以查看，哪些内容应当屏蔽，制定了一套严格的制度，以更好地保障人事档案信息的安全性[4]。高校通过构建风险防范体系，制订有针对性的应急预案，能够有效地保障人事档案的安全性。

      加强高校人事档案管理信息化建设的有效途径

      加大对信息技术的宣传力度，树立信息化管理的意识

信息大爆炸时代下，高校必须树立信息化管理的意识，将信息技术融入高校管理的方方面面。

具体而言，高校要充分发挥信息技术在人事档案管理中的巨大作用，加大对信息技术的宣传力度。例如，聘请信息技术方面的专家定期到高校召开信息化建设专题座谈会，组织相关档案管理工作人员进行交流学习，逐渐扩大信息化建设在高校校园内的影响力，为加强高校人事档案管理的信息化建设营造浓厚的氛围，将最新的档案管理信息化技术融入工作人员的日常工作中，帮助相关档案管理工作人员树立先进工作理念，不断提高其档案管理信息化技能，为高校的人才引进和科研教学工作奠定坚实的基础。

      建立高校人事档案管理平台

要想提高高校人事档案管理信息化建设的实效性，就需要将教职工的工作经历、阶段性科研成果等资料信息收集起来，构建涵盖全体教职工档案信息的数据库，建立一个功能完善、操作便捷的管理平台[5]。

除此之外，还可以根据不同院系对人力资源管理的具体要求，开发个性化的人事档案管理功能，根据相关分类标准，对已经建立的档案信息数据库进行整理和更新，以更好地实现各个院系之间人事档案信息数据的对接。这就要求高校必须制定一套动态更新机制，将各个院系教职工的工作动态录入人事档案信息数据库，充分借助大数据等信息技术，对人事数据进行准确的分析，为高校人才招聘、人力编排提供依据。人事档案管理平台的建设能够弥补传统纸质档案管理的不足，工作人员对纸质档案进行扫描，将其转变为电子档案，并采取统一标准的命名形式对其进行分类归档，在后期查询调取相关信息时，只需要在人事档案管理平台输入关键词，便能快速查找到，从而将被动管理方式转变为主动管理方式。

值得注意的是，在人事档案管理模式转型期间，相关工作人员要仔细核对人事档案的内容，确保在开展档案管理信息化建设的过程中，避免损毁或遗漏档案等问题的出现，推动人事档案管理信息化建设的顺利开展。

      完善基础设施，加强师资队伍建设

要想在人事档案管理信息化建设上取得显著成效，高校必须加大对其的资金投入，完善配套的计算机、扫描仪、信息化管理平台等软硬件基础设施，不断拓展档案管理平台的相关功能。

一方面，高校需要重点培养一批具备信息技术知识的人才，成立专门的档案信息化研发小组，研究制订关于解决日益增加的人事档案管理工作量的方案，优化人力资源结构，以更好地适应高校的发展。

另一方面，高校要针对档案管理工作人员定期开展信息化技术培训工作，增强其利用计算机开展日常档案管理工作的意识与能力，打造一支信息化档案管理人才队伍。鉴于传统的纸质档案所记载的人员资料信息十分有限，无法为人才的考核提供有力的参考依据。因此，应将人事档案管理信息化建设作为契机，不断夯实高校行政管理信息化工作基础，充分发挥信息技术人才在人事档案管理中的作用，为人才的选拔、任用提供有力依据。

除此之外，高校还应当增设科技创新及科研成果的档案栏目，将人才价值最大化。通过加强培养专业化的档案管理人才，不断提高各个院系的协作能力，提高高校人事档案管理效率，满足不同院系对人才的多元化需求。

      增强高校人事档案管理平台的安全性

高校在开展人事档案管理信息化建设的过程中，应立足于实际情况，建立一套相应的管理制度，严格约束档案管理工作人员的操作行为，对其工作职责作出明确规定，确保传统纸质档案的安全。例如，使用管理人员刷脸登录等安全认证的方式，增强人事档案管理平台的安全性，严格按照规定的审批程序进行档案的查阅和修改，坚决杜绝非法查阅、修改人事档案的行为；还可以开发记录访客信息的台账功能，对档案的查阅记录进行动态监控，一旦发现异常，可以及时发出警报，从而避免档案资料泄露问题的发生，进一步增强人事档案管理平台的安全性。高校人事档案一般分为高校教职工档案和高校学生档案两部分。其中，由于高校学生档案流动性较强，传统的管理模式复杂且烦琐，难以满足日益增长的需求，且容易出现遗漏和丢失的情况。而开展人事档案管理信息化建设，则可以有效解决这些问题，进一步提高档案工作的效率。但同时也应注意，人事档案管理平台还存在诸多不稳定因素，例如网络安全问题等，这要求高校必须建立和完善档案信息安全保障体系，充分运用相关技术手段，为高校人事档案管理信息化建设创造一个良好的运行环境。

只有不断增强人事档案管理平台的安全性，高校人事档案管理才能从传统的纸质模式转变为信息化模式，有效地发挥出其应有的作用，深入挖掘高校人力资源的潜在价值，为高校引进人才贡献力量[6]。

      结束语

从国内高校人事档案管理的历史变迁中可以看出，档案管理信息化建设是档案管理的发展趋势，也是知识时代对高校提出的新要求。因此，高校必须紧跟信息时代的步伐，不断提升信息化管理意识与能力，通过搭建人事档案管理平台，维护人事档案管理平台安全等手段，优化高校人力资源管理工作。

注释

[1]姜长武.关于高校人事档案管理信息化建设的思考[J].教育研究,2021,4(05):93-94.

[2]陈晨.大数据时代高校人事档案管理的信息化建设研究[J].活力,2022(05):169-171.

[3]关晶.高校人事档案信息化建设与管理面临的问题及解决方案[J].兰台内外,2022(05):1-3.

[4]辛克盛,王永红.人力资源管理视角下的高校人事档案信息化建设[J].办公室业务,2021(10):107-108.

[5]张慧玉.人力资源管理视角下的高校人事档案信息化建设[J].数字通信世界,2020(05):275.

[6]尚红玉.高校人事档案管理信息化建设的价值、困境及路径[J].中国民族博览,2020(12):249-250.