新档案法实施背景下高校干部人事档案专审工作实践

新修订的《中华人民共和国档案法》的正式颁布实施对科研院所档案工作提出了诸多新要求。现以H省高校干部人事档案专审工作实践为例，介绍干部人事档案专审工作情况，分析专审工作过程中存在的法规体系不完善、法治意识较薄弱等突出问题。建章立制，规范档案管理秩序；专审细核，确保档案真实有依据；严查必惩，从依法治档底线等方面论述干部人事档案专审工作中的实践路径。

新档案法对高校干部人事档案管理提出新要求

新修订的《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）已由第十三届全国人民代表大会常务委员会第十九次会议于2020年6月20日通过，并于2021年1月1日起实施[1]，它的出台为新时代档案事业的高质量发展提供了重要的法治保障。作为管理干部人事档案专审的职能部门，应认真践行新《档案法》，坚持以见档识人、人档相适的标准，依法开展专审工作，为党提拔干部、选择人才奠定基础。

加大干部人事档案监督指导力度

干部人事档案是了解干部德、能、勤、绩、廉全方位表现的重要依据，它不仅反映了组织人事部门的管理水平，也体现了干部的基本诚信。近年来，高校档案管理的相关法规和制度不够完善，档案监管不到位，导致干部人事档案管理出现诸多问题，这影响了干部选拔任用的权威性和公信力，在高校内甚至社会上都造成了严重的负面影响。

各高校应在新《档案法》的基础上结合本校实际，修订高校干部人事档案管理制度以及各类档案管理细则，加强档案工作人员的依法治档意识，让档案管理的每一步都做到有法依循[2]。干部人事档案管理工作还应纳入高校发展规划，为深入贯彻高校档案管理营造一个良好的环境，提高依法治档的自觉性。

明确干部人事档案信息化目标

干部人事档案专审使档案工作更科学、更规范，对高校建设高素质专业化干部队伍起着非常重要的作用。新《档案法》第三十七条规定：“电子档案应当来源可靠、程序规范、要素合规。电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用。”[3]作为管理干部人事档案专审的职能部门，必须加快高校干部人事档案信息化的步伐，紧跟国家和社会发展的节奏，深入贯彻党的组织路线，充分发挥干部人事档案对高素质干部队伍的积极作用，认真践行新《档案法》，坚持见档识人、人档相适的标准，依法开展专审工作，为党提拔干部、选择人才奠定坚实的基础。

高校干部人事档案专审工作实施新档案法面临的挑战

干部人事档案专审是一项全面审核工作，高校干部的重要信息须通过档案专审来确保其准确性与规范性。新《档案法》全面实施后，干部人事档案专审工作也面临诸多问题和挑战，亟待推动与解决。

高校档案室文化宣传教育有待加强

高校档案室作为高校文化的传播工具，应充分发挥档案馆“五位一体”的功能。利用馆藏档案，通过展览不同专题档案的方式，在高校开展文化教育宣传活动，以此来推动国家档案管理的进程并履行好高校档案高质量发展的使命。

高校各部门档案信息共享能力有待提高

目前，高校各部门之间档案利用服务的需求日益增加，但是各高校档案室信息化建设进度不一，效果不明朗等原因都不利于档案后期工作的开展。此外，数字档案馆加速向智慧化方向转型升级，这就需要各高校加强部门之间档案信息资源平台共享建设，加快干部人事档案信息化建设进程，快速实现高校档案数字资源共享的利用工作[4]。

 高校档案信息安全建设亟须加快

高校档案资源要实现在各部门之间流通，就要求参与实体有较高的信息安全能力。在高校档案资源共享的同时，不可避免地会受到黑客攻击、数据篡改、非法访问等安全威胁，为确保档案信息的安全性和隐私性，并保证其真实性和不可篡改性，须采取先进的技术手段和管理措施来应对这些安全威胁和隐患[5]。

 H省部分高校的实践探索

  H省部分高校干部人事档案工作基本情况

2021年6月，随着档案普法宣传的日益深入，根据湖北省委组织部工作安排，H省部分高校组织专题学习，传达上级精神，研究贯彻落实举措，提出明确要求，自上而下全面落实，使档案建设工作取得积极进展。一是各高校积极组织档案工作人员参加省档案局举办的政策业务培训班，增强依法治档意识，加强依法管档水平；二是规范档案管理实施制度。H省部分高校修订出台了一系列档案管理制度，确保档案各项工作有章可循；三是档案专审工作取得阶段性成效。档案专审工作受到高校的高度重视和关注，H省部分高校按照中共中央组织部《全国干部人事档案专审工作实施方案》要求，及时制定开展干部人事档案专审的工作方案，成立专审工作小组，全覆盖式推动干部人事档案专审工作。2021年以来，专审小组共审核干部档案近1600余份，在此次专审过程中，发现部分教职工的人事档案里存在资料欠缺，参工时间、出生日期错误等各种各样的问题亟待解决。

高校干部人事档案专审工作过程中存在的突出问题

档案内容前后记载不一致

在干部人事档案专审中发现，不少人事档案中都存在三龄（年龄、工龄、党龄）前后记载不一致、填写不准确的情况。

出生日期记载不一致。在专审中这是存在最多的问题，教职工档案里的早期材料（入团志愿书、高中学籍鉴定表等）和后期材料（干部任免审批表、工资表等）记载出生日期不一致。造成此类问题的原因主要有以下几点。一是年龄较大的教职工惯用农历生日作为出生日期，阴阳历转换不一致会造成档案填写年龄与本人实际年龄有误差；二是个别教职工为达到入学、入伍或招工的年龄条件，擅改出生日期；三是填写档案资料的工作人员不谨慎，造成出生日期填写错误。

参加工作时间认定不一致。专审中发现，H省部分高校不少干部档案材料记载的参加工作时间前后不一致，甚至差别较大[6]。主要原因有以下几点。一是不同单位认定教职工参加工作时间的依据不同。如以首次签订劳动合同的时间认定，或以首次缴纳养老保险的时间认定，或以转正定级和劳务派遣时间来认定等，这就导致不同单位认定的参加工作时间存在差别。二是有的教职工从正规大学毕业后没能及时就业且未将个人学籍档案转入当地人才交流中心，使核心档案材料（如劳动合同、社保、工资表、考核表等）缺失，导致参加工作时间认定存在疑问。三是部分单位将教职工读研读博期间一并算入工龄，导致初次参加工作时间与真实参加工作时间不一致。四是当时填写工作时间时资料人员不严谨，导致档案中参加工作时间填写错误。

入党时间填写不一致。党员入党的正确时间应为党支部大会通过，成为预备党员的会议时间。通过调查发现，部分党员对入党时间理解有误，导致入党时间填写不一致；也有少部分党员对入党时间的月份记忆模糊，随意填写。

学历失真。专审中发现部分干部档案中存在学历存疑和误填现象。个别干部学历或学位变更后，未能在中国教育部学信网进行学历或学位认证；还有个别干部在填写档案中相关学历材料时，错把在职教育填成全日制教育；还有部分海外留学干部未在中国教育部进行学历认证，这就要求高校组织人事部门在审核时需严格把关。

档案材料欠缺不齐

干部人事档案材料欠缺不齐主要体现在以下几个方面。

学籍材料不齐全。学籍材料记录了干部学习的全过程。在专审中发现，部分干部人事档案中存在重要学籍材料（如高校入学登记表、学习过程中的成绩单、毕业生登记表）不全或缺失情况。导致学籍材料不齐全的原因归纳起来主要有以下几点。一是归档过程不规范，导致学籍材料缺失。大部分干部人事档案材料是从初中或者高中时期开始形成，直至其最高学历或最高学位毕业，整个档案在各学习阶段都有不同的学籍材料，但由于档案主体学习时间跨度长，学籍材料多，易导致学籍材料不齐或重复归档。二是学籍材料移交不及时。干部本人在工作之余获取的在职教育材料，因个人对其不够重视，未能及时将在读时期材料移交单位人事档案部门，导致学籍材料缺失、不完整。三是对学籍材料归档意识薄弱。在此次人事档案专审过程中，在审核年龄较大的教职工档案时发现，其学籍材料存在缺失情况。但在要求其补充材料的过程中，部分教职工有畏难、厌烦等情绪，特别是毕业时间在1999年以前的教师，学信网查询不到其学历认证材料，需提交相关资料至省教育考试院申请验证，在与其沟通过程中，少部分教师觉得流程麻烦，存在消极配合现象。

工作经历材料不齐全。大体可分为以下两种情况。一是首次就业材料不全，导致无法认定其参加工作的准确时间；二是工作过程中材料不全，导致难以核实干部工作经历是否真实，也不能准确核算干部工龄。在这次档案专审，特别是从一些干部工作履历丰富的档案中发现，高校人事档案中工作经历材料部分缺失的现象较多，主要表现有初次入职合同、养老保险缴纳证明、大中专起薪表或转正定级表、解除劳动合同证明、干部调动表等不全。出现这些问题的主要原因有以下几点。一是教职工在调动工作、职务聘任过程中，归档手续不齐全，审核不严，导致归档资料不足；二是教职工原任职的部分小企业对人事档案规范管理不重视，不及时与劳动者签订合同或未按签订合同日期及时缴纳养老保险，甚至有的企业不缴纳养老保险等，导致教职工人事档案中工作经历材料不全；三是各大高校的一系列高层次人才引进计划引发“人档分离”现象。在这次专审中发现，大部分教职工的人事档案在目前任职单位期间产生的材料较齐全，但有个别教职工人事档案还未转进当前工作单位，而入职H省部分高校前的档案材料都或多或少不齐全。

其他类材料不齐全。这次专审中，除缺失学习经历与工作经历这两类重要核心档案材料外，还缺失如在工作中取得的职称材料、工资考核材料、干部考察材料等重要材料，这几类材料的缺失，很大原因是相关部门未能及时归档。

档案工作人员政治素质不高、保密意识不强

干部人事档案的内容涉个人隐私较多，特别是个人基本信息、主要家庭成员及相关社会关系情况等信息，有的档案工作人员缺乏职业保密意识，将审核的干部人事档案私密作为闲话家常的八卦，造成不良影响。档案工作人员应增强政治敏锐性、遵守组织纪律，不能随意泄露档案信息，严格按照档案法律法规来保管和利用档案，否则会给党及相关单位造成无形的损失。

干部人事档案专审工作针对性措施

提高高校教职工档案意识

高校可采取举办专题展览、搭建宣传平台这种线上线下相结合的形式开展档案管理文化教育宣传活动。档案室与校新闻宣传部门、图书馆配合开展讲座或利用校微信公众号等新媒体对高校师生进行思想政治、理想信念、科学文化教育，以此来提高全校师生的档案意识，严谨、规范地对待干部人事档案。

加快高校档案数字化建设步伐

高校应加快推进档案数字化全覆盖步伐。干部人事档案专审工作一方面是对人事档案管理的一次大清查，另一方面也肃清了干部队伍。目前，H省部分高校均已引进人事档案信息管理系统，实现了对人事档案的双轨管理，但在纸质材料转电子材料的数据录入、存储上，仍主要依靠人工扫描，工作效率不高，也无法保证其准确性。因此，首先，高校档案室应积极参与到高校数字化建设进程中，档案工作人员筛选合格档案并及时进行数字化采集，以促进高校内各职能部门相关文件资料的上传和归档；其次，档案材料的数字化扫描流程应更准确、更规范，尽快实现纸质、数字档案一体化；最后，实现高校间与高校各部门系统协同合作、全面对接，达到人事档案信息资源共享的需求。

强化档案管理人员责任担当保密意识

档案管理人员要严格遵循《档案法》《保密法》的规定，增强保密意识，不得擅自泄露干部人事档案内容，更不能以干部档案内容作为牟利的手段和交易的筹码。档案管理人员应严把干部人事档案工作三关：“入口收集关、审核认定关、结果运用关”，针对已有材料逐一核实，缺件材料补充完善，确保档案材料的真实完整且可考查可利用，提高干部人事档案的利用价值。

高校干部人事档案专审是新形势下档案事业发展的重要工作，新《档案法》的实施也为此项工作的发展提供了前所未有的动力。通过参与H省高校人员全覆盖干部人事档案专审工作，发现档案管理工作中虽存在一些问题，但经专审与职工本人确认后的信息能准确录入高校人事档案管理系统中，为提高干部人事档案的利用率带来极大的便利，也能更有效地加强高素质、专业化人才队伍建设。

注释

[1]陆国强.为新时代档案事业高质量发展提供坚强法治保障[EB/OL].(2020-06-24)[2023-02-01].https://www.saac.gov.cn/daj/yaow/202006/6b2f2da9926c4e2b82729d6bf5d53ee7.shtml.

[2]李翰卿.高校落实新《档案法》中存在的问题与解决对策[J].黑龙江档案,2021(06):282-283.

[3]李晓红.《档案法》修订背景下党支部学习档案的信息化管理探析[J].兰台内外,2020(35):1-3.

[4]黑子晴.新《档案法》实施后档案开放面临的挑战及对策[J].档案管理,2021(04):30-33.

[5]李京.基于区块链的高校档案信息资源共享平台建设研究[J].兰台世界,2022(12):78-82.

[6]陆燕华.从干部人事档案专项审核看高职院校的干部人事档案管理[J].价值工程,2019,38(35):37-38.