建设智慧校园 打造高校档案管理机制

档案作为重要信息资源需要进行简单、安全、快捷的现代化管理，档案管理工作肩负着“保存历史、还原历史、总结历史、评价历史、促进发展”的使命。当前在数智化时代，档案数字化转型和电子文件管理对档案工作提出了新的技术要求。与信息技术深度融合是档案工作走向现代化的必由之路。在智慧校园建设背景下，高校应建立档案安全管理长效机制，推动档案事业创新发展、转型发展、高质量发展。

数字化转型是当前各大领域的一大热点，随着人工智能、大数据、物联网等技术的日渐成熟，智慧校园已然成为未来校园的发展趋势。智慧校园建设一直是教育信息化建设的重点工程，在当前背景下，“数智化”既是国家政策的导向，也有利于满足档案治理的需求，并取得了显著成效。

智慧校园综述

智慧校园的概念特征

信息化时代背景下，高校智慧校园的发展面临着思想、方法和认知等方面的困难，深刻影响着大学信息化的全面发展。智慧校园指的是以物联网为基础的智慧化的校园工作、学习和生活一体化环境，这个一体化环境以各种应用服务系统为载体，将教学、科研、管理和校园生活进行充分融合（如图1）。数据治理是建设智慧校园的必由之路，有效的数据治理可以确保数据高效可信，从而全面释放数据资产的价值，为高校的健康发展赋能。

图1 智慧校园（图片来源：https://zhuanlan.zhihu.com/p/506040793）

智慧校园建设的发展

推动智慧校园建设的意义重大，不仅有利于实现数据共享，有效避免出现“信息孤岛”，还有利于提高工作效率和信息化应用水平，同时提升学校形象，增强其综合竞争力。近年来，国家出台了大量政策支撑中国智慧校园的建设与完善，《国家教育事业发展“十三五”规划》明确指出要支持各级各类学校建设智慧校园，综合利用互联网、大数据、人工智能和虚拟现实技术探索未来校园管理新模式。因此，高校必须转变传统智慧校园建设思路，通过打造“云中大学”，完善强大的智慧校园“底座”，借助新媒体平台，从智慧环境、数字资源、信息素养等六个方面明确智慧校园建设的目标和任务，构建基于云端的统一身份认证系统，建设混合云校园平台。

高校智慧档案管理工作

在信息化时代，从数字化校园向智能化校园的转变是高校转型的明确方向。以国家政策为指引，智慧校园建设之路就在脚下，实现全面覆盖只是时间问题。教育部数据表明，2022年，全国共有高等学校3013所；全国普通、职业本专科共招生1014.54万人，比上年增长6.11%；全国共有高等教育专任教师197.78万人。档案是全国3000多所高等学校工作的重要组成部分，档案工作是提效管理和办学的必要条件，是维护高校历史真实面貌的重要工作。对于高校而言，档案是在日常校园管理、招生工作、教学工作、学校基础建设、校园科学研究等活动中直接或间接形成的对国家、社会、学校和学生具有保存价值的记录，是对大学的办学历程、教学经验、科研成果等的全面真实记录，具有极大的数据价值和科研价值。与传统的档案管理相比，基于智慧校园建设背景所开展的高校档案管理工作具有无法比拟的优势。

传统高校档案管理存在的问题

高校档案材料较分散，收集、提交不及时

高校档案种类众多，分散在各个院系；兼职档案管理人员没有受过专业训练，工作效率不高，在进行档案收集工作时常出现漏收或误收的现象；管理机制缺乏统筹规划，档案收集的完整性和提交的及时性不足。

档案存储空间不足，急需拓展数字档案室

许多高校用密集架对档案进行排架和保存，随着业务量逐年递增，档案数量大幅增加，档案存放空间不足，档案电子化、数字化进程缓慢，难以满足增量管理的需求。

服务理念及方式滞后，降低档案利用效率

高校档案尤其是教学、科研等资料，使用率高，靠人工服务难以满足用户的需求，急需通过在线化、数字化手段提升档案查阅、借用效率，助力高校管理与运营更好地开展。当前传统高校档案管理工作需要制订智慧高校档案数字化管理解决方案，助力高校实现数字化管理升级，赋能教学提质提效。

档案管理制度不完善，缺乏专业的档案管理人员

对于高校档案管理来说，其管理制度直接影响着档案管理各项工作的效率及质量，管理制度不完善会在一定程度上造成档案管理混乱。就实际情况来看，高校在档案管理制度建设方面投入的精力较少，制定的管理制度不够完善，未能明确每个岗位的工作职责，存在职责交叉、多头管理等问题，严重影响了高校档案管理的工作质效。同时，高校档案管理人员的能力及素质是开展各项工作的重要基础，但是部分档案管理人员身兼多职，档案管理能力不足，无法保证高校档案管理的工作质量，也无法满足档案管理的信息化发展需求。

智慧校园建设下完善高校档案管理机制的路径研究

高校应以档案数字化建设为契机，优化档案的收集、管理、使用业务流程，进一步加快数字档案的规范化管理，推动高校档案管理工作迈上新台阶，促进高校档案管理的高质量发展。

加强领导，建立完善的档案管理工作制度

高校应当成立智慧校园建设领导小组，结合学校办学特色，制订学校信息化发展规划和智慧校园建设计划，秉承“需求导向、分步实施、软硬并重、突出应用”的建设理念，将智慧环境、智慧学习、智慧管理三条主线作为建设的重点，按计划推进智慧校园建设。依规管档是保证档案工作健康发展的重要手段，要严格执行档案管理制度，严格履行档案查阅手续，杜绝随意翻阅等现象，确保档案管理安全可靠。根据高校实际情况构建科学的档案管理体系，进一步加强高校档案管理工作的规范化、标准化建设，将高校档案管理工作推上科学化、规范化、制度化之路。同时，在档案管理设施上加大经费投入，档案室实行专人管理，为档案管理人员安排专用办公室，配置电脑、打印复印一体机、档案盒、档案装订设备等专用设施，进一步提高高校档案精细化管理水平。

创新理念，实现与智慧校园的有效连接

智慧校园信息化建设的不断深入对高校档案管理提出了更高的要求。如何将大数据等新兴技术应用于高校数字档案馆，做好智慧校园背景下的高校档案管理工作是当前的重要课题。高校必须遵循“泛档案观”“以人为本”“知识服务”理念，在落实国家档案局规范性文件的同时，根据高校档案馆转型需求制订高校档案馆信息化解决方案。在高校档案管理工作中结合云计算、物联网、大数据、移动互联网等新兴技术，在建设数字档案馆基础上，以全面透彻的感知、宽带泛在的互联、智能融合的应用以及以人为本的可持续创新理念为主要建设内容，对数字档案信息进行异构采集、智能管理、安全保存，并通过各种平台提供公共档案信息主动服务和共享利用的档案信息集成系统。

挖掘特色，实现高校档案全生命周期管理

推动高校智慧档案馆建设是推动高校智慧校园工作提升跨越的有力抓手。“智慧档案馆”是智慧城市背景下社会公众对档案事业的一种期望，是档案工作者为适应智慧城市发展给未来的档案馆设定的一个愿景。它是档案资源、档案管理业务、档案馆舍设施以及档案管理人员在以云计算构筑的信息生态环境下呈现出的档案馆新形态。高校智慧档案馆的建设离不开无线射频识别技术，RFID读写器通过无线信号采集档案信息，通过RFID芯片实现实体档案从形成、归档、利用及精准定位查找等全生命周期的管理，实现了档案的无序存放、有序管理，摆脱了高校档案存放次序混乱的困境（见图2）。智慧化高校档案管理要实现以人为本的可持续创新，为学生提供包括学籍档案翻译与认证、成绩复印盖章、学历学位认证、在读证明等在内的自助式档案服务。同时，结合3D技术与多媒体技术，通过互联网在线展示校园特色文化。为了更好地管理和长期保存教务系统中产生的大量电子文件，探索实践电子文件单套制管理模式和应用OFD版式格式，也是高校智慧档案馆建设的“必修课”。

图2 档案全生命周期管理（图片来源：https://m.sohu.com/a/588051068_120298755/?pvid=000115_3w_a&010004_wapwxfzlj）

科学管理，切实增强高校档案管理的安全性

档案实体保管安全、数据存储安全、系统应用安全、用户访问安全等可以为档案提供多层次安全保护，加强智能融合的应用。建立科学高效的高校档案管理系统，加强档案的全周期管理，从文件产生源头着手，实现文档档案一体化管理，从档案收集整理到归档入库，到借阅使用，打破传统档案管理方式，确保档案“收存管用”更加高效，保证文件处于受控安全的状态。以高校档案信息资源库为主要依托，采用先进的数据挖掘技术，通过文件分类、文件聚类、语义分析、专题聚合、多维建模等手段对数据进行深入挖掘，将数据转化为知识，并构建知识库。宽带泛在网络极大地提高了工作的效率，保障了档案管理的安全性。如基于局域网，通过集成自助查询终端和身份识别设备等，为到馆查档的师生提供高效、便捷、自助式的档案利用服务；基于校园网，面向在校学生、教职工提供全面的档案信息资源利用服务，实现跨门类、跨格式、跨数据库的全文检索；基于移动互联网，开放档案利用，实现在线查档。

顺应时代，加快建设档案管理人才队伍

档案管理人才队伍的建设至关重要。智慧校园建设背景下，高校档案管理工作的重要任务就是加快推进档案数字化建设。第一，强化责任意识。切实做好日常的档案资料数字化归档工作，大力提升学校档案信息化管理水平。第二，规范档案管理，建立健全档案管理机制。第三，加强业务学习，加强档案管理队伍建设，运用现代化管理技术，推动高校档案实现资源数字化、管理现代化、服务网络化，不断提高高校档案管理的科学化水平。在未来，智慧校园背景下的高校档案管理人员应进一步提升档案利用服务水平，助推历史文化传承，努力推动实现档案资源共享，使档案能够真正服务于校园和社会。

新时代，档案工作是维护学校历史真实面貌，服务学校中心工作，保障广大师生根本利益的重要事业，档案管理智能化、便捷化、信息化成为档案管理人员的主要诉求。智慧校园建设背景下，应进一步加强档案资源体系、治理体系、利用体系、安全体系建设，推动档案治理效得到新提升，档案资源建设迈出新步伐，档案利用服务达到新水平，档案安全防线得到新加强，档案信息化建设再上新台阶，校史研究、档案编研再出新成果，创建多校区档案事业协调发展的新机制，档案科技创新实现新突破，档案人才队伍建设取得新发展，从而充分发挥档案工作存史、资政、育人的作用，助力高校高质量发展。